Time tracking: playbook 14 ngày giảm chi phí vận hành

Playbook time tracking 14 ngày giảm chi phí ra sao?

Playbook time tracking 14 ngày là một vòng ghi giờ ngắn chia làm từng chặng: chốt mốc ở ngày 1, ghi giờ đều ở chặng giữa, cắt lãng phí ở chặng cuối. Chi phí vận hành giảm khi việc chạy nhanh hơn và ít phải làm lại, nên mọi bước đều xoay quanh Cycle Time và First-Time-Right.

Vòng 14 ngày đủ ngắn để đội không thấy nặng, đủ dài để số liệu phản ánh đúng nhịp làm việc thật. Mỗi chặng có một đầu ra rõ:

• Ngày 1: chọn quy trình cần đo, ghi mốc Cycle Time và First-Time-Right hiện tại.
• Chặng giữa: mọi người ghi giờ theo từng đầu việc, đánh dấu việc nào phải làm lại.
• Chặng cuối: đọc số, chọn khâu tốn giờ nhất, sửa và đo lại tới ngày 14.

Cần đo hai chỉ số nào trước khi bắt đầu ghi giờ?

Trước khi ghi giờ, bạn cần đo hai chỉ số. Cycle Time là thời gian tính từ lúc nhận việc đến lúc hoàn tất, cho biết quy trình chạy nhanh hay chậm. First-Time-Right là số việc làm đúng ngay lần đầu chia cho tổng số việc, cho biết phải làm lại bao nhiêu. Nhanh mà sai thì vẫn làm lại.

• Công thức Cycle Time: Cycle Time = thời gian từ nhận việc đến hoàn tất.
• Công thức First-Time-Right: First-Time-Right = đúng ngay lần đầu / tổng việc.

Trong playbook 14 ngày, hai chỉ số đi cùng nhau. Nếu chỉ ép Cycle Time, đội sẽ làm vội và tỷ lệ đúng ngay lần đầu tụt xuống. Nếu chỉ nhìn First-Time-Right, việc có thể đúng nhưng nằm chờ lâu. Bảng ghi giờ cần đủ cột để tính được cả hai.

Ngày 1 cần chốt những gì để ghi giờ cho đúng?

Ngày 1 bạn cần chốt phạm vi đo, cách ghi giờ và mốc ban đầu. Chọn một quy trình gây tốn kém nhất, định nghĩa rõ lúc nào tính là nhận việc và lúc nào tính là hoàn tất, rồi ghi lại Cycle Time và First-Time-Right hiện có làm mốc để so ở ngày 14.

• Phạm vi: chỉ đo một quy trình, ví dụ từ lúc nhận đơn tới lúc giao xong, để đội không bị ngợp.
• Mốc bắt đầu và kết thúc: viết thành một câu mà ai đọc cũng hiểu giống nhau, tránh mỗi người tính một kiểu.
• Định nghĩa làm lại: việc bị trả về, phải sửa hoặc làm thêm lần nữa đều tính là không đúng ngay lần đầu.
• Cột ghi giờ: tên việc, người làm, giờ nhận, giờ xong, có phải làm lại hay không.
• Người giữ sổ: một người chịu trách nhiệm nhắc ghi và gom số mỗi cuối ngày.

Chặng giữa nên ghi giờ và gom dữ liệu thế nào?

Ở chặng giữa, mỗi người ghi giờ ngay khi nhận và khi xong từng đầu việc, kèm đánh dấu việc nào phải làm lại. Người giữ sổ gom số cuối ngày, tính Cycle Time trung bình và First-Time-Right theo ngày, để bạn thấy xu hướng trước khi sửa bất kỳ điều gì.

Chặng giữa chỉ để quan sát. Sửa quy trình quá sớm làm số liệu lẫn lộn, bạn sẽ không biết thay đổi nào tạo ra kết quả. Một số điểm cần giữ:

• Ghi ngay, không ghi bù: giờ nhớ lại vào cuối ngày thường lệch, nên ghi đúng lúc bắt đầu và kết thúc.
• Ghi cả giờ chờ: việc nằm chờ duyệt hay chờ hàng vẫn tính vào Cycle Time, vì khách vẫn đang đợi.
• Ghi lý do làm lại: một dòng ngắn như thiếu thông tin, sai quy cách hay khách đổi ý là đủ để gom nhóm sau.
• Không dùng số để phạt: nếu ghi giờ thành công cụ bắt lỗi, mọi người sẽ ghi cho đẹp và số mất giá trị.

Chặng cuối cắt giờ lãng phí ở khâu nào trước?

Chặng cuối, bạn cắt giờ lãng phí ở khâu có nhiều việc phải làm lại nhất hoặc có giờ chờ dài nhất. Đó là nơi giờ công bị đốt nhiều nhất. Sửa một khâu, đo lại tới ngày 14, rồi mới chuyển sang khâu khác để biết chắc thay đổi nào có tác dụng.

Cửa hàng điện máy chạy playbook 14 ngày ra sao?

Cửa hàng điện máy trong ví dụ có Cycle time 10 ngày, First-Time-Right 62%. Mục tiêu của vòng 14 ngày là giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm %, mức thay đổi thường giảm rework rõ. Playbook giúp cửa hàng tìm đúng khâu để đạt hai mục tiêu đó.

Mốc đặt ra theo đúng ví dụ: Cycle time 10 ngày, First-Time-Right 62%. Giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % thường giảm rework rõ. Với cửa hàng điện máy, mỗi đơn phải làm lại là thêm một lần liên hệ khách, thêm giờ của nhân viên và có khi thêm một chuyến giao. Cắt được làm lại là cắt thẳng vào chi phí vận hành.

Hết 14 ngày làm sao biết chi phí đã giảm thật?

Hết 14 ngày, bạn so Cycle Time và First-Time-Right với mốc ngày 1. Chi phí vận hành giảm thật khi cả hai cùng tốt lên: việc xong nhanh hơn và ít việc phải làm lại hơn. Nếu chỉ một chỉ số tốt lên còn chỉ số kia xấu đi, phần tiết kiệm đó chưa bền.

• Cả hai tốt lên: giữ thay đổi, viết vào quy trình chuẩn và chọn khâu kế tiếp cho vòng 14 ngày sau.
• Cycle Time giảm, First-Time-Right giảm: đội đang làm vội, cần thêm bước tự kiểm trước khi bàn giao.
• First-Time-Right tăng, Cycle Time tăng: bước kiểm đang quá nặng, cần làm gọn lại hoặc giao cho đúng người.
• Không đổi: thay đổi chưa chạm đúng khâu, quay lại lý do làm lại đã ghi ở chặng giữa.

Mỗi vòng chỉ sửa một khâu. Chạy nhiều vòng nối nhau, chi phí giảm dần mà đội không bị xáo trộn.

Nghiệm thu kết quả cần tham chiếu tài liệu nào?

Khi nghiệm thu kết quả, bạn tham chiếu hai thứ. Thứ nhất là quy trình nghiệm thu, tức các bước xét duyệt một đầu việc trước khi xem là xong. Thứ hai là danh sách deliverables nghiệm thu, tức những thứ phải nộp đủ thì mới được ký. Có quy trình và có danh mục thì nghiệm thu mới hết cãi nhau.

• Quy trình nghiệm thu
• Deliverables nghiệm thu