Tự động hóa: checklist cho sếp kiểm tra mỗi tuần

Checklist tự động hóa cho sếp mỗi tuần gồm những gì?

Checklist tự động hóa cho sếp mỗi tuần là danh sách ngắn các mục cần soát để biết quy trình có chạy nhanh hơn, ít làm lại hơn và các bước tự động có còn chạy đúng không. Nó gồm hai chỉ số lõi, các mục về tốc độ, chất lượng, bước tự động và nghiệm thu.

Sếp không cần đọc từng đầu việc. Mỗi tuần, sếp chỉ cần trả lời đủ các nhóm câu hỏi trong bảng, mỗi nhóm có một người chịu trách nhiệm chuẩn bị số trước buổi kiểm tra.

Checklist càng ngắn thì càng dễ giữ đều mỗi tuần. Mục nào nhiều tuần liền không đổi gì và không ai hỏi tới thì có thể gỡ ra.

Sếp đọc Cycle Time và First-Time-Right thế nào?

Sếp đọc Cycle Time để biết một đầu việc đi từ lúc nhận tới lúc hoàn tất mất bao lâu, và đọc First-Time-Right để biết bao nhiêu việc đúng ngay lần đầu. Hai số phải đọc cùng nhau, vì nhanh mà sai thì vẫn làm lại.

• Cycle Time: Cycle Time = thời gian từ nhận việc đến hoàn tất, cho biết quy trình chạy nhanh hay chậm.
• First-Time-Right: First-Time-Right = đúng ngay lần đầu / tổng việc, cho biết phải làm lại bao nhiêu.

Khi đặt hai số cạnh nhau, sếp sẽ gặp một trong các tình huống trong bảng. Mỗi tình huống dẫn tới một câu hỏi khác nhau cho đội.

Cần kiểm những mục nào về tốc độ quy trình?

Về tốc độ, sếp cần kiểm xem mốc nhận việc và mốc hoàn tất có được ghi đủ không, việc nào đang tồn quá hạn, bước nào chờ lâu nhất và việc nào đang kẹt ở khâu duyệt. Thiếu mốc thời gian thì Cycle Time không còn đáng tin.

Đi đúng thứ tự tiết kiệm được nhiều tháng, vì mỗi bước làm nền cho bước sau. Khóa Học SEO xếp sẵn thứ tự theo từng loại website.

• Mốc nhận việc: mỗi đầu việc mới trong tuần đều có ngày giờ nhận rõ ràng.
• Mốc hoàn tất: việc chỉ được đánh dấu xong khi đã qua bước duyệt cuối.
• Việc tồn quá hạn: danh sách việc vượt hạn, kèm tên người đang giữ việc.
• Bước chờ lâu nhất: khâu nào việc nằm yên lâu nhất mà không ai xử lý.
• Việc kẹt ở duyệt: những việc đã làm xong nhưng còn chờ người duyệt ký.
• So với tuần trước: Cycle Time tuần này nhanh hơn hay chậm hơn, vì sao.

Thời gian chờ thường chiếm phần lớn Cycle Time. Vì vậy, khi Cycle Time tăng, sếp nên hỏi việc đang chờ ở đâu trước khi hỏi ai làm chậm.

Cần kiểm những mục nào về chất lượng và làm lại?

Về chất lượng, sếp cần kiểm số việc bị trả lại trong tuần, lý do trả lại, lỗi nào lặp lại nhiều lần và First-Time-Right của từng loại việc. Mục tiêu là tìm ra một nguyên nhân gốc để vá, tránh sửa từng lỗi lẻ mãi không xong.

• Việc bị trả lại: liệt kê đủ, kể cả việc chỉ bị sửa nhỏ trước khi giao.
• Lý do trả lại: ghi theo nhóm cố định như thiếu thông tin, sai yêu cầu, sai số liệu.
• Lỗi lặp lại: nhóm lỗi xuất hiện nhiều tuần liền cần một người nhận xử lý gốc.
• FTR theo loại việc: tách riêng từng loại để thấy loại nào kéo chỉ số chung xuống.
• Công sức làm lại: ước lượng thời gian đội đã bỏ ra để sửa lại trong tuần.
• Bước kiểm trước giao: có danh mục kiểm cho người làm tự soát trước khi nộp chưa.

Khi lý do trả lại được ghi theo nhóm cố định, sau vài tuần sếp sẽ thấy rõ chỗ cần chuẩn hóa hoặc tự động hóa để FTR tăng lên bền vững.

Cần kiểm gì ở các bước đã tự động hóa?

Ở các bước đã tự động hóa, sếp cần kiểm bước nào chạy lỗi hoặc không chạy, dữ liệu đầu vào có đủ không, thông báo có tới đúng người không và bao nhiêu trường hợp phải xử lý tay. Tự động hóa chạy sai còn tốn hơn làm tay.

• Bước chạy lỗi: danh sách lần chạy thất bại trong tuần và nguyên nhân từng lần.
• Dữ liệu đầu vào: trường thông tin nào hay bị bỏ trống khiến bước sau chạy sai.
• Thông báo và nhắc việc: có tới đúng người, đúng lúc, có ai bỏ qua không.
• Ngoại lệ xử lý tay: những trường hợp quy trình không xử lý được, phải chuyển người làm.
• Người chịu trách nhiệm: mỗi bước tự động có một người theo dõi và sửa khi hỏng.
• Tác động lên chỉ số: bước tự động mới có làm Cycle Time giảm và FTR tăng thật không.

Nếu số ngoại lệ phải xử lý tay tăng đều qua các tuần, đó là dấu hiệu quy tắc tự động đã không còn khớp với cách đội đang làm việc.

Garage ô tô dùng checklist mỗi tuần ra sao?

Garage ô tô trong ví dụ có Cycle time 10 ngày, First-Time-Right 68%. Giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % thường giảm rework rõ. Checklist mỗi tuần giúp sếp garage theo dõi hai số đó và tìm đúng chỗ cắt bớt thời gian chờ và lỗi sửa lại.

Áp checklist vào garage, sếp sẽ đặt các câu hỏi cụ thể theo từng nhóm:

• Tốc độ: xe nào đang chờ phụ tùng, xe nào đang chờ khách duyệt báo giá.
• Chất lượng: xe nào quay lại xưởng vì lỗi cũ, lỗi đó thuộc nhóm nào.
• Bước tự động: tin nhắn báo giá và nhắc lịch nhận xe có tới khách đúng lúc không.
• Nghiệm thu: xe giao khách đã qua bước kiểm cuối và có biên bản ký chưa.

Với Cycle time 10 ngày, mục đầu tiên sếp garage cần soát là khâu chờ khách duyệt báo giá và chờ phụ tùng, vì đó là chỗ dễ rút ngắn nhất. Với First-Time-Right 68%, mục cần soát là nhóm lỗi khiến xe quay lại xưởng.

Buổi kiểm tra mỗi tuần nên diễn ra thế nào?

Buổi kiểm tra mỗi tuần nên ngắn, cố định một khung giờ, số liệu được chuẩn bị sẵn từ trước và đi lần lượt theo checklist. Mỗi vấn đề nêu ra phải chốt được một người xử lý và một hạn xong trước khi chuyển sang mục kế tiếp.

1. Chuẩn bị số: người phụ trách cập nhật Cycle Time, First-Time-Right và danh sách việc tồn trước buổi họp.
2. Đọc chỉ số lõi: sếp xem hai số đang ở tình huống nào trong bảng đọc chỉ số lõi.
3. Đi theo nhóm mục: lần lượt tốc độ, chất lượng, bước tự động, nghiệm thu, không nhảy cóc.
4. Chọn việc cần vá: mỗi tuần chỉ chọn số ít vấn đề lớn nhất để xử lý dứt điểm.
5. Chốt người và hạn: mỗi vấn đề có một tên người nhận và một ngày xong rõ ràng.
6. Soát việc tuần trước: mở đầu buổi sau bằng các việc đã chốt, xong hay chưa xong.

Phần soát việc tuần trước giữ cho checklist có hiệu lực. Nếu việc đã chốt không ai hỏi lại, đội sẽ nhanh chóng xem buổi kiểm tra là thủ tục.

Nghiệm thu cần tham chiếu tài liệu nội bộ nào?

Khi nghiệm thu, sếp cần tham chiếu hai tài liệu. Thứ nhất là quy trình nghiệm thu, tức các bước xét duyệt một đầu việc trước khi xem là xong. Thứ hai là danh sách deliverables nghiệm thu, tức những thứ phải nộp đủ thì mới được ký.

Có quy trình và có danh mục thì nghiệm thu mới hết cãi nhau. Nhóm mục nghiệm thu trong checklist mỗi tuần chỉ cần đối chiếu với quy trình nghiệm thu và danh sách deliverables.

• Quy trình nghiệm thu
• Deliverables nghiệm thu