CRM fields: playbook 7 ngày để tăng tỷ lệ chốt

Playbook 7 ngày cho CRM fields gồm những việc gì?

Playbook 7 ngày cho CRM fields là chuỗi việc chia theo từng ngày: chốt định nghĩa deal đủ điều kiện, dựng trường bắt buộc, làm sạch dữ liệu, tính Win Rate và Pipeline Coverage, rồi dùng số liệu để ưu tiên deal có khả năng chốt. Mỗi ngày làm xong một việc, hết tuần bạn có CRM sạch để đo tỷ lệ chốt.

Thứ tự này có lý do. Không có định nghĩa chung thì trường CRM ghi mỗi người một kiểu. Không có trường bắt buộc thì không làm sạch được. Dữ liệu chưa sạch thì Win Rate và Coverage tính ra chỉ là con số đẹp trên báo cáo. Vì vậy đừng nhảy thẳng tới ngày tính số.

Ngày một và ngày hai cần chốt những trường CRM nào?

Ngày một dành để thống nhất thế nào là deal đủ điều kiện, vì Win Rate lấy con số đó làm mẫu số. Ngày hai biến định nghĩa thành trường bắt buộc trong CRM: giai đoạn, giá trị deal, ngày dự kiến chốt, lý do thắng thua và bước tiếp theo. Thiếu các trường này, mọi phép tính sau đều lệch.

• Định nghĩa đủ điều kiện: ghi rõ deal phải có nhu cầu thật, có người ra quyết định và có ngân sách hoặc khung thời gian dự kiến thì mới được tính vào mẫu số Win Rate.
• Giai đoạn: mỗi giai đoạn có tiêu chí vào và ra rõ ràng, để hai sales nhìn cùng một deal sẽ xếp nó vào cùng một chỗ.
• Giá trị deal: nhập con số ước tính có căn cứ, vì Pipeline Coverage cộng dồn đúng trường này.
• Ngày dự kiến chốt: giúp tách deal của kỳ này khỏi deal của kỳ sau khi so với doanh thu mục tiêu.
• Bước tiếp theo: một hành động cụ thể kèm ngày hẹn, deal không có bước tiếp theo là deal đang trôi.
• Lý do thắng hoặc thua: danh sách chọn sẵn để cuối tuần đếm được, tránh ô ghi chú tự do khó tổng hợp.

Ngày hai nên đặt các trường này ở chế độ bắt buộc ngay trong CRM. Nếu công cụ cho phép, khóa việc chuyển giai đoạn khi trường còn trống. Ít trường mà ai cũng điền sẽ có ích hơn nhiều trường mà chỉ vài người điền.

Ngày ba và ngày bốn làm sạch dữ liệu deal thế nào?

Ngày ba và ngày bốn dùng để rà lại deal đang mở theo các trường vừa dựng. Deal nào thiếu giá trị, thiếu bước tiếp theo hoặc nằm yên quá lâu ở một giai đoạn thì người phụ trách phải cập nhật, đóng lại hoặc đưa về đúng giai đoạn. Pipeline sạch thì Coverage mới phản ánh đúng thực tế.

Ngày ba tập trung vào phần thiếu. Lọc deal đang mở theo từng trường bắt buộc, giao danh sách cho người phụ trách bổ sung trong ngày. Ngày bốn tập trung vào phần thừa và phần lệch.

• Deal không còn liên lạc: đóng ở trạng thái thua và chọn lý do, để không làm phình giá trị pipeline.
• Deal sai giai đoạn: đưa về giai đoạn khớp với tiêu chí đã thống nhất ở ngày một.
• Deal trùng lặp: gộp về một bản ghi, giữ lại lịch sử trao đổi đầy đủ.
• Deal chưa đủ điều kiện: tách khỏi nhóm đủ điều kiện để mẫu số Win Rate không bị thổi phồng.

Việc dọn dẹp có thể làm Pipeline Coverage giảm rõ rệt. Đó là tín hiệu tốt: bạn thấy được lượng cơ hội thật, và kế hoạch ngày sáu sẽ dựa trên con số thật.

Ngày năm tính Win Rate và Pipeline Coverage ra sao?

Ngày năm là ngày tính số. Win Rate bằng số deal thắng chia cho số deal đủ điều kiện. Pipeline Coverage bằng giá trị pipeline chia cho doanh thu mục tiêu. Con số đầu cho biết đội chốt hiệu quả tới đâu, con số sau cho biết lượng cơ hội đang có đủ để về đích hay chưa.

• Win Rate: Deal thắng / Deal đủ điều kiện
• Pipeline Coverage: Giá trị pipeline / Doanh thu mục tiêu

Hai con số này trả lời hai câu hỏi khác nhau. Win Rate thấp nghĩa là khâu chốt đang có vấn đề. Coverage thấp nghĩa là đầu vào thiếu cơ hội. Ngày năm chỉ cần tính đúng và ghi lại làm mốc đầu tuần, chưa vội kết luận.

• Chọn kỳ tính: deal thắng và deal đủ điều kiện phải thuộc cùng một khoảng thời gian.
• Chỉ lấy deal đủ điều kiện: dùng đúng bộ lọc đã dựng ở ngày hai, không cộng lead thô vào mẫu số.
• Lưu số liệu mốc: ghi Win Rate và Coverage vào một báo cáo cố định để tuần sau so cùng cách tính.

Ngày sáu và ngày bảy dùng trường CRM để chốt deal ra sao?

Ngày sáu dùng trường giai đoạn, giá trị và bước tiếp theo để xếp deal theo khả năng chốt, rồi dồn thời gian sales vào nhóm đứng đầu danh sách. Ngày bảy họp ngắn với đội, xem deal nào tiến, deal nào đứng, rồi chốt quy tắc cập nhật CRM cho tuần sau để tỷ lệ chốt được đo liên tục.

• Nhóm ưu tiên: deal ở giai đoạn cuối, có bước tiếp theo rõ và ngày dự kiến chốt nằm trong kỳ, sales dành phần lớn thời gian cho nhóm này.
• Nhóm cần đẩy: deal đủ điều kiện nhưng bước tiếp theo đã quá hạn, cần một cuộc gọi hoặc buổi gặp để lấy lại nhịp.
• Nhóm theo dõi: deal mới vào, chỉ cần cập nhật đúng hạn để không rơi khỏi pipeline.

Buổi họp ngày bảy đi theo ba câu hỏi: deal nào đã chuyển giai đoạn, deal nào thua và vì lý do gì, trường nào còn bị bỏ trống. Kết thúc buổi họp, đội thống nhất ai cập nhật trường nào và lúc nào trong tuần. Quy tắc này giữ dữ liệu sạch để Win Rate của tuần sau so được với mốc ngày năm.

Garage ô tô áp playbook 7 ngày vào số liệu ra sao?

Với garage ô tô có mục tiêu 800,000,000 VND, win rate 28% và giá trị deal 85,000,000 VND, playbook cho ra hai con số làm việc: cần 9 deal thắng, và với Coverage 3x thì pipeline phải vào khoảng 2,400,000,000 VND. Từ đó mỗi ngày trong tuần đều có mốc cụ thể để so.

Nếu sau ngày năm pipeline thấp hơn mốc 2,400,000,000 VND, garage biết cần thêm cơ hội đầu vào. Nếu pipeline đủ mà số deal thắng còn chậm so với 9, vấn đề nằm ở khâu chốt, và ngày sáu cần tập trung vào nhóm báo giá ở giai đoạn cuối.

Nên đọc dữ liệu CRM theo trục nào để không lẫn?

Nên đọc theo trục Search rồi tới Page rồi tới Outcome, tức đi từ truy vấn, qua trang đích, tới kết quả cuối. KPI thì tính theo lead đạt chuẩn, không tính theo tổng lead thô. Đọc đúng trục thì mới quy được trách nhiệm về đúng khâu khi tỷ lệ chốt thay đổi.

• Trục đọc dữ liệu: Đọc theo Search → Page → Outcome
• Cách tính KPI: KPI theo lead đạt chuẩn