Stage pipeline: 7 lỗi khiến pipeline rò rỉ và cách vá

Pipeline rò rỉ ở những điểm nào giữa các stage?

Pipeline rò rỉ ở chỗ deal rời khỏi stage mà không ai ghi lý do, hoặc ở chỗ số liệu đếm sai làm bạn tưởng pipeline đầy. Có 7 lỗi hay gặp, nằm ở định nghĩa stage, cách tính số và cách xử lý deal treo. Mỗi lỗi có dấu hiệu để nhận ra và một cách vá cụ thể.

Vì sao stage thiếu tiêu chí qua cửa làm rơi deal?

Stage thiếu tiêu chí qua cửa làm rơi deal vì mỗi người tự hiểu deal đang ở đâu. Deal bị đẩy lên stage sau khi khách chưa sẵn sàng, rồi rơi ra mà không ai biết rơi ở bước nào. Cách vá là viết cho mỗi stage một điều kiện ra khỏi rõ ràng, kiểm được bằng việc khách đã làm.

Tên stage thường đặt theo việc sales làm, như gọi điện, gửi báo giá, hẹn gặp. Tên kiểu đó chỉ cho biết sales đã làm gì, không cho biết khách đã đi tới đâu. Điều kiện ra khỏi stage nên dựa trên hành động của khách, vì đó là thứ kiểm được.

• Viết điều kiện bằng hành động của khách: khách đã xác nhận nhu cầu, đã nhận báo giá và phản hồi, đã hẹn ngày xem mẫu.
• Mỗi stage chỉ một điều kiện chính: nhiều điều kiện cùng lúc dễ khiến sales chọn điều kiện dễ đạt để đẩy deal lên.
• Không cho nhảy cóc stage: deal đi thẳng tới báo giá mà bỏ qua bước xác nhận nhu cầu thường rơi ở chính bước báo giá.
• Ghi lý do khi deal lùi stage: lý do lùi cho bạn biết tiêu chí nào đang đặt sai.

Lead chưa đạt chuẩn làm sai Win Rate như thế nào?

Lead chưa đạt chuẩn làm sai Win Rate vì nó chui vào mẫu số. Win Rate bằng số deal thắng chia cho số deal đủ điều kiện. Khi lead thô cũng được tạo thành deal, mẫu số phình ra, Win Rate tụt xuống và bạn kết luận sai rằng sales chốt kém, trong khi vấn đề nằm ở khâu lọc lead.

• Công thức: Win Rate = Deal thắng / Deal đủ điều kiện

Lọt lead chưa đạt chuẩn và tính Win Rate trên lead thô thường đi cùng. Khi pipeline chứa cả người chỉ hỏi giá cho biết, mọi tỷ lệ phía sau đều lệch, và bạn không còn so được giữa các kỳ.

• Đặt chuẩn lead trước khi tạo deal: lead chỉ thành deal khi đã có nhu cầu rõ, có người quyết định và có khả năng chi trả.
• Tách hai con số trong báo cáo: tổng lead thô để theo dõi marketing, deal đủ điều kiện để tính Win Rate.
• Giữ mẫu số cố định giữa các kỳ: đổi định nghĩa deal đủ điều kiện giữa chừng thì Win Rate kỳ trước và kỳ sau không còn so được.

Không đo Pipeline Coverage thì vì sao hụt doanh thu?

Không đo Pipeline Coverage thì bạn chỉ biết hụt doanh thu khi kỳ đã gần hết. Pipeline Coverage bằng giá trị pipeline chia cho doanh thu mục tiêu, cho biết lượng cơ hội đang có đủ để về đích hay chưa. Đo sớm thì còn kịp bơm thêm cơ hội vào đầu pipeline.

• Công thức: Pipeline Coverage = Giá trị pipeline / Doanh thu mục tiêu

Win Rate và Pipeline Coverage trả lời hai câu hỏi riêng. Win Rate cho biết đội sales chốt được bao nhiêu phần trong số deal đủ điều kiện. Pipeline Coverage cho biết lượng cơ hội có đủ lớn để bù cho phần deal sẽ thua hay không. Win Rate cao mà Coverage thấp thì vẫn hụt mục tiêu.

• Tính Coverage theo giá trị deal đủ điều kiện: deal chưa đạt chuẩn làm Coverage trông đủ trong khi thực tế thiếu.
• Đặt mức Coverage từ Win Rate: Win Rate càng thấp thì pipeline càng phải lớn so với doanh thu mục tiêu.
• Đo đều trong kỳ: Coverage tụt giữa kỳ là tín hiệu để marketing tăng nguồn lead đạt chuẩn.

Deal treo và deal thua làm pipeline phồng giả ra sao?

Deal treo và deal thua chưa đóng làm pipeline phồng giả vì giá trị của chúng vẫn được cộng vào tổng. Bạn nhìn Coverage thấy đủ nhưng phần lớn là deal đã nguội. Cách vá là gắn bước kế tiếp cho mọi deal đang mở và đóng ngay deal thua kèm lý do.

Deal treo là deal không có việc tiếp theo được hẹn. Deal cũ nằm im ở stage báo giá, khách quên dần. Deal thua chưa đóng còn gây hại hơn vì nó che mất khoảng hụt thật của pipeline.

• Mỗi deal mở phải có bước kế tiếp: ghi rõ việc gì, ai làm và hẹn khi nào, deal không có bước kế tiếp xem như đang rò.
• Đặt ngưỡng nằm im cho từng stage: deal vượt ngưỡng thì sales phải liên hệ lại hoặc chuyển sang thua.
• Đóng deal thua kèm lý do: giá, thời điểm, chọn bên khác hay không còn nhu cầu, mỗi lý do chỉ ra một khâu cần vá.
• Rà deal thua theo lý do: nhiều deal thua cùng một lý do ở cùng một stage là chỗ rò lớn cần xử lý trước.

Vì sao đọc số lẫn trục khiến bạn vá nhầm khâu?

Đọc số lẫn trục khiến bạn vá nhầm khâu vì không biết deal rơi do nguồn lead, do trang đích hay do khâu chốt. Khi marketing đo tổng lead thô còn sales đo doanh thu, hai bên nhìn hai bộ số riêng và rò rỉ nằm ở khoảng giữa không ai nhận.

• Dùng chung một KPI cho marketing và sales: cả hai bên tính theo lead đạt chuẩn, nên lead thô nhiều mà đạt chuẩn ít thì lỗi lộ ra ngay ở khâu nguồn.
• Gắn nguồn cho từng deal: deal nào cũng ghi truy vấn và trang đích đã đưa khách tới, để khi deal rơi bạn lần ngược được về đầu.
• Tách chỗ rơi theo khâu: rơi trước khi thành lead đạt chuẩn là việc của trang đích và nguồn, rơi sau đó là việc của stage và sales.

Cửa hàng nội thất kiểm rò rỉ pipeline bằng số nào?

Cửa hàng nội thất kiểm rò rỉ bằng cách so pipeline thực có với mức cần. Mục tiêu 900,000,000 VND, deal 100,000,000 VND nên cần 9 deal thắng. Với Win rate 26% và Coverage 3x, pipeline cần ≈ 2,700,000,000 VND. Pipeline thấp hơn mức đó là đang thiếu cơ hội.

Mục tiêu 900,000,000 VND. Win rate 26%, deal 100,000,000 VND. Cần 9 deal thắng. Coverage 3x: pipeline ≈ 2,700,000,000 VND.

Nếu cửa hàng thấy pipeline đã chạm 2,700,000,000 VND mà doanh thu vẫn hụt, chỗ cần xem trước là deal treo và deal thua chưa đóng. Nếu pipeline chưa tới mức đó, rò rỉ nằm ở đầu phễu và việc cần làm là tăng lead đạt chuẩn.

Nên đọc thêm tài liệu nào để vá đúng khâu rò rỉ?

Nên đọc thêm hai tài liệu về cách đọc dữ liệu theo trục và cách đặt KPI. Trục đọc là Search rồi tới Page rồi tới Outcome, tức đi từ truy vấn, qua trang đích, tới kết quả cuối. Còn KPI thì tính theo lead đạt chuẩn, không tính theo tổng lead thô.

• Trục đọc: Đọc theo Search → Page → Outcome
• KPI theo lead đạt chuẩn