Stage pipeline: checklist 1 trang cho sếp duyệt

Checklist stage pipeline 1 trang gồm những mục nào?

Checklist stage pipeline 1 trang gồm các nhóm mục chính: danh sách stage và định nghĩa, điều kiện vào và ra của từng stage, người chịu trách nhiệm, hai công thức Win Rate và Pipeline Coverage, cùng ví dụ tính bằng số thật. Sếp đọc xong phải biết pipeline vận hành ra sao và đủ cơ hội về đích hay chưa.

Mỗi nhóm mục trả lời một câu hỏi mà sếp sẽ hỏi khi duyệt. Nhóm nào để trống thì sếp phải hỏi lại, và buổi duyệt kéo dài. Bảng sau giúp bạn chia việc điền checklist cho đúng người.

Mỗi stage cần điều kiện vào và ra như thế nào?

Mỗi stage cần một điều kiện vào và một điều kiện ra viết bằng hành động khách đã làm, kiểm được bằng bằng chứng cụ thể. Nếu điều kiện chỉ ghi cảm nhận của sales như khách có vẻ quan tâm, sếp không duyệt được vì không ai kiểm lại được deal nằm đúng chỗ hay chưa.

Khi soát từng stage trên checklist, bạn đánh dấu đủ các mục sau:

• Tên stage: đặt theo việc khách đã làm, ví dụ đã đặt lịch tư vấn, để ai đọc cũng hiểu giống nhau.
• Điều kiện vào: ghi bằng chứng cần có để deal bước vào stage, như phiếu nhu cầu đã điền hoặc cuộc gọi đã ghi chú.
• Điều kiện ra: ghi sự kiện làm deal chuyển sang bậc kế tiếp hoặc rớt khỏi pipeline.
• Người giữ deal: mỗi stage có một người chịu trách nhiệm cập nhật trạng thái, ghi tên cụ thể.
• Lý do rớt: danh sách lý do chọn sẵn để khi deal thua, dữ liệu đủ sạch để đọc lại.

Hai công thức nào phải nằm sẵn trên checklist?

Hai công thức bắt buộc là Win Rate và Pipeline Coverage. Win Rate cho biết đội sales chốt được bao nhiêu phần trong số deal đủ điều kiện. Pipeline Coverage cho biết giá trị cơ hội đang có đủ để về đích doanh thu hay chưa. Hai con số trả lời hai câu hỏi khác nhau nên phải đặt cạnh nhau.

• Win Rate: Deal thắng / Deal đủ điều kiện
• Pipeline Coverage: Giá trị pipeline / Doanh thu mục tiêu

Viết công thức lên trang là chưa đủ. Sếp cần thấy mỗi thành phần được định nghĩa rõ để không ai hiểu khác:

• Deal đủ điều kiện: ghi rõ deal phải qua stage nào mới được tính vào mẫu số Win Rate, loại hẳn lead thô chưa sàng lọc.
• Giá trị pipeline: chỉ cộng các deal đang mở và đã thỏa điều kiện vào của stage tương ứng.
• Doanh thu mục tiêu: ghi kỳ tính và con số mục tiêu đã được thống nhất trước khi trình duyệt.

Ví dụ spa chăm sóc da điền checklist ra sao?

Spa chăm sóc da đặt mục tiêu 700,000,000 VND, giá trị mỗi deal 70,000,000 VND, nên cần 10 deal thắng. Với win rate 24% và coverage 3x, pipeline cần khoảng 2,100,000,000 VND. Các con số đó điền thẳng vào checklist để sếp so với pipeline thực tế đang có.

Sếp đọc bảng từ trên xuống: lấy mục tiêu chia giá trị deal ra số deal thắng, rồi lấy mục tiêu nhân coverage ra pipeline cần có. Win rate 24% giải thích vì sao spa cần coverage 3x: phần lớn deal đủ điều kiện sẽ không chốt, nên pipeline phải lớn hơn mục tiêu nhiều lần. Nếu pipeline thực tế của spa thấp hơn mức 2,100,000,000 VND, checklist cần ghi kèm kế hoạch bổ sung cơ hội trước khi trình duyệt.

Sếp cần soát những mục nào trước khi ký duyệt?

Trước khi ký, sếp soát xem định nghĩa stage có đủ rõ để hai sales xếp cùng một deal vào cùng một stage hay không, công thức có đúng mẫu số không, ví dụ số có khớp nhau không, và mỗi stage đã có người chịu trách nhiệm hay chưa.

• Định nghĩa thống nhất: đưa cùng một deal cho hai người xếp stage, kết quả phải giống nhau.
• Điều kiện có bằng chứng: mỗi điều kiện vào và ra chỉ ra được nơi lưu bằng chứng trong hệ thống quản lý khách hàng.
• Mẫu số Win Rate: chỉ tính deal đủ điều kiện, không tính lead chưa qua sàng lọc.
• Số liệu khớp nhau: doanh thu mục tiêu, giá trị deal và số deal thắng nhân chia ra đúng nhau như ví dụ spa.
• Coverage có căn cứ: mức coverage chọn dựa trên win rate thực tế của đội, không lấy theo cảm tính.
• Người chịu trách nhiệm: có tên người cụ thể cho từng stage và cho việc cập nhật số liệu.

Mục nào chưa đạt, sếp ghi chú ngay bên cạnh và trả lại cho người điền. Checklist chỉ được ký khi mọi mục đều có câu trả lời kiểm được.

Trình bày checklist gọn trong 1 trang bằng cách nào?

Checklist gọn trong 1 trang khi mỗi stage chỉ chiếm một dòng bảng, công thức đặt ở đầu trang và ví dụ số đặt ngay dưới. Phần giải thích dài chuyển sang tài liệu đính kèm. Sếp cần đọc lướt trong lúc họp mà vẫn thấy đủ định nghĩa, điều kiện, người phụ trách và số mục tiêu.

Làm theo hướng dẫn từng bước thì dễ, biết vì sao các bước xếp theo thứ tự đó mới khó. Khóa Học SEO đi vào phần lý do đằng sau thứ tự.

Phần thân trang là một bảng stage. Bạn có thể dùng khung sau rồi đổi tên stage cho khớp quy trình bán hàng thực tế:

Thứ tự trên trang nên là: công thức ở trên cùng, ví dụ số kế tiếp, bảng stage ở giữa, ô ký duyệt và ghi chú của sếp ở cuối trang.

Sau khi sếp duyệt, checklist được dùng tiếp ra sao?

Sau khi duyệt, checklist thành chuẩn chung để đội sales cập nhật deal và để sếp đọc báo cáo định kỳ. Mỗi lần xem pipeline, sếp so Win Rate và Pipeline Coverage thực tế với số trên checklist, rồi hỏi stage nào đang giữ deal quá lâu hoặc làm rớt nhiều nhất.

• So với số đã duyệt: nếu coverage thực tế thấp hơn mức 3x như ví dụ spa, ưu tiên bổ sung cơ hội trước khi tập trung chốt.
• Đọc lý do rớt: gom lý do thua theo stage để biết khâu nào cần sửa cách làm.
• Sửa khi đổi quy trình: mọi thay đổi định nghĩa stage cần sếp duyệt lại, để số liệu trước và sau còn so được với nhau.
• Giữ một bản duy nhất: cả đội dùng chung một checklist đã ký, bản cũ đánh dấu hết hiệu lực.

Nên đọc dữ liệu checklist theo trục nào để không lẫn?

Dữ liệu checklist nên đọc theo trục Search rồi tới Page rồi tới Outcome, tức đi từ truy vấn, qua trang đích, tới kết quả cuối. KPI tính theo lead đạt chuẩn, không tính theo tổng lead thô. Đọc đúng trục thì mới quy được trách nhiệm về đúng khâu trong pipeline.

• Trục đọc: Đọc theo Search → Page → Outcome
• KPI: KPI theo lead đạt chuẩn