Onboarding: checklist cho sếp kiểm tra mỗi tuần

Checklist onboarding mỗi tuần gồm những mục nào?

Checklist onboarding mỗi tuần gồm các mục sếp kiểm được trong ít phút: người mới đã nhận đủ việc chưa, việc nào xong, việc nào phải làm lại, Cycle Time đang nhanh hay chậm, First-Time-Right tăng hay giảm, và chỗ nào người mới còn kẹt. Mỗi mục trả lời bằng có hoặc không, kèm con số.

Checklist càng ngắn thì sếp càng giữ được nhịp kiểm đều. Mỗi mục phải trả lời được bằng dữ liệu có sẵn, người mới và người kèm không cần soạn báo cáo riêng.

• Giao việc: người mới đã nhận đủ đầu việc của tuần, có người kèm và có mô tả kết quả cần nộp.
• Hoàn tất: đếm số việc đã xong so với số việc đã giao, ghi rõ việc nào còn treo và lý do.
• Tốc độ: ghi Cycle Time của các việc xong trong tuần và so với tuần trước.
• Chất lượng: ghi First-Time-Right, tức số việc được duyệt ngay lần đầu chia cho tổng việc đã nộp.
• Làm lại: liệt kê các việc bị trả về kèm lỗi cụ thể, để thấy lỗi lặp hay lỗi mới.
• Điểm kẹt: ghi chỗ người mới phải chờ người khác, chờ quyền truy cập hoặc chờ tài liệu.
• Việc tuần sau: chốt đầu việc tuần sau, quyết định tăng độ khó hay giữ nguyên.

Sếp đọc Cycle Time của người mới thế nào?

Cycle Time là thời gian từ lúc người mới nhận việc đến lúc việc hoàn tất. Sếp đọc nó theo xu hướng từng tuần: con số giảm dần nghĩa là người mới đã quen quy trình, con số đứng yên hoặc tăng nghĩa là người mới đang kẹt ở đâu đó, cần mở từng việc ra xem chậm ở bước nào.

• Cycle Time: thời gian từ nhận việc đến hoàn tất

Cycle Time cho biết quy trình chạy nhanh hay chậm. Với người mới, phần chậm thường nằm ở khâu chờ nhiều hơn khâu làm. Để đọc đúng, checklist cần ghi mốc rõ ràng cho từng việc.

• Ghi mốc: mỗi đầu việc có ngày nhận và ngày hoàn tất, ghi ngay khi xảy ra.
• Tách thời gian chờ: đánh dấu những ngày việc nằm chờ duyệt, chờ khách hoặc chờ quyền, vì phần chờ thường do quy trình gây ra.
• So cùng loại việc: chỉ so Cycle Time giữa các việc giống nhau, việc khó và việc dễ không gộp chung.

First-Time-Right cho sếp biết gì về người mới?

First-Time-Right là số việc làm đúng ngay lần đầu chia cho tổng việc. Với người mới, chỉ số này cho sếp biết người đó đã hiểu chuẩn đầu ra hay chưa. Cycle Time giảm mà First-Time-Right không tăng nghĩa là người mới đang làm nhanh hơn nhưng vẫn phải sửa, và nhanh mà sai thì vẫn làm lại.

Phần nền vững hay không sẽ lộ ra khi bạn bắt tay vào website thật. Khóa Học SEO ghi rõ mỗi chương trình cần sẵn những gì trước khi vào học.

• First-Time-Right: đúng ngay lần đầu / tổng việc

First-Time-Right cho biết phải làm lại bao nhiêu. Con số chỉ có nghĩa khi sếp, người kèm và người mới cùng hiểu thế nào là đúng ngay lần đầu.

• Chuẩn đầu ra viết sẵn: mỗi loại việc có mô tả kết quả cần nộp, người duyệt chấm theo đúng mô tả đó.
• Người duyệt cố định: giữ cùng người duyệt trong giai đoạn onboarding để cách chấm không đổi giữa các tuần.
• Ghi lý do trả về: mỗi việc bị trả về có lý do cụ thể, đủ để người mới biết lần sau sửa ở đâu.

Ví dụ dịch vụ kế toán đọc trên checklist ra sao?

Ví dụ dịch vụ kế toán có Cycle time 9 ngày, First-Time-Right 73%. Trên checklist, sếp đọc cặp số này cùng lúc: mỗi việc mất 9 ngày để xong và chỉ 73% số việc được duyệt ngay lần đầu, phần còn lại quay về làm lại và kéo Cycle Time dài thêm.

Giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % thường giảm rework rõ. Sếp ghi hướng cải thiện đó thành mục tiêu cho các tuần tới.

Khi đọc cặp số này, sếp mở các hồ sơ cụ thể để tìm chỗ sửa:

• Việc bị trả về: mở các hồ sơ không đạt lần đầu, xem lỗi nằm ở bước nhận chứng từ hay bước xử lý.
• Ngày chờ: xem trong 9 ngày có bao nhiêu ngày hồ sơ nằm chờ khách bổ sung chứng từ.
• Lỗi lặp: lỗi nào xuất hiện ở nhiều hồ sơ thì đưa vào hướng dẫn cho người mới.

Mỗi tuần sếp cần hỏi người mới những câu nào?

Mỗi tuần sếp cần hỏi người mới vài câu ngắn về chỗ chờ, lỗi bị trả về, tài liệu còn thiếu, người kèm và việc đã tự làm trọn. Câu trả lời giải thích vì sao Cycle Time hoặc First-Time-Right đổi, nên hỏi trực tiếp và ghi ngay vào checklist tuần đó.

• Việc kẹt: tuần này việc nào em phải chờ lâu nhất, và chờ ai?
• Lỗi bị trả: việc bị trả về gần nhất sai ở đâu, giờ em đã nắm chuẩn chưa?
• Tài liệu: có bước nào em làm theo trí nhớ vì không tìm thấy hướng dẫn?
• Người kèm: khi cần hỏi, em hỏi được ngay hay phải đợi lâu?
• Việc tự làm: việc nào em đã tự làm trọn mà không cần ai sửa?

Sếp giữ nguyên bộ câu hỏi qua các tuần. Câu trả lời lặp lại ở nhiều tuần là dấu hiệu lỗi nằm ở quy trình, người mới chỉ là người gặp nó đầu tiên.

Mục nào trong checklist báo đỏ thì sếp xử lý ra sao?

Mục nào báo đỏ thì sếp tìm nguyên nhân trong tuần đó và chọn đúng chỗ để sửa trước. Cycle Time chậm thường do chờ, First-Time-Right thấp thường do chuẩn đầu ra chưa rõ, việc giao thiếu thường do người kèm quá tải. Sửa từng chỗ rồi xem số tuần sau.

• Cycle Time không giảm: tách thời gian chờ ra khỏi thời gian làm, rút bớt bước chờ duyệt hoặc cấp quyền sớm hơn.
• First-Time-Right đứng yên: đọc lại các lý do trả về, viết rõ chuẩn đầu ra cho đúng loại việc hay sai nhiều nhất.
• Việc giao không đủ: kiểm lại lịch của người kèm, chia bớt việc của người kèm để còn thời gian giao và duyệt.
• Điểm kẹt lặp lại: đưa cách xử lý vào tài liệu hướng dẫn, để người mới sau không kẹt ở cùng chỗ.
• Người mới ít hỏi: hẹn giờ hỏi đáp cố định với người kèm, vì người mới thường ngại hỏi khi thấy ai cũng bận.

Mỗi tuần chỉ sửa ít chỗ để biết chính xác thay đổi nào làm số chuyển động. Sửa nhiều chỗ cùng lúc thì số có tốt lên, sếp cũng không biết nhờ đâu.

Sếp ghi kết quả kiểm tra tuần vào bảng nào?

Sếp ghi kết quả vào bảng cố định, mỗi hàng là mục kiểm, mỗi tuần thêm cột mới. Bảng giữ nguyên tên mục và cách ghi qua các tuần, nhờ vậy sếp so được tuần này với tuần trước và thấy mục nào cải thiện, mục nào đứng yên.

Người kèm điền bảng trước buổi kiểm, sếp chỉ đọc và hỏi. Cách làm đó giữ buổi kiểm ngắn và để thời gian cho việc quyết định sửa gì.

Nghiệm thu onboarding cần tham chiếu tài liệu nào?

Nghiệm thu onboarding cần tham chiếu quy trình nghiệm thu và danh sách deliverables nghiệm thu. Quy trình nghiệm thu là các bước xét duyệt một đầu việc trước khi xem là xong. Deliverables là những thứ phải nộp đủ thì mới được ký. Có quy trình và có danh mục thì nghiệm thu mới hết cãi nhau.

Chuẩn đầu ra dùng để chấm First-Time-Right nên lấy từ danh sách deliverables, để người mới, người kèm và sếp chấm cùng một thước đo.

• Quy trình nghiệm thu
• Deliverables nghiệm thu