Forecast doanh thu: công thức + cách đọc để ra quyết định

Forecast doanh thu cần những công thức nào?

Forecast doanh thu cần hai công thức nền: Win Rate và Pipeline Coverage. Win Rate cho biết trong các deal đủ điều kiện, bạn thắng được bao nhiêu phần. Pipeline Coverage cho biết lượng cơ hội đang có đủ để về đích hay chưa. Ghép hai con số lại, bạn tự tính được số deal cần thắng và quy mô pipeline cần có.

• Win Rate: Deal thắng / Deal đủ điều kiện
• Pipeline Coverage: Giá trị pipeline / Doanh thu mục tiêu

Hai con số này trả lời hai câu hỏi khác nhau. Win Rate đo chất lượng khâu chốt. Pipeline Coverage đo độ dày của nguồn cơ hội. Khi forecast lệch, tách riêng từng con số giúp bạn biết vấn đề nằm ở khả năng chốt hay ở lượng cơ hội đầu vào. Tự tính theo công thức cho con số dự báo có căn cứ, khác hẳn kiểu ước lượng theo cảm giác.

Trước khi tính, bạn gom đủ bốn dữ liệu đầu vào:

• Doanh thu mục tiêu: con số cần đạt trong kỳ forecast, đã được thống nhất với người duyệt.
• Giá trị trung bình một deal: dùng để quy doanh thu mục tiêu ra số deal cần thắng.
• Win Rate của các kỳ trước: tính trên deal đủ điều kiện, cùng một định nghĩa với kỳ đang dự báo.
• Giá trị pipeline hiện có: tổng giá trị các cơ hội đang mở, chưa thắng và chưa thua.

Win Rate được tính thế nào và đọc ra sao?

Win Rate bằng số deal thắng chia cho số deal đủ điều kiện. Mẫu số chỉ gồm deal đã qua bước đánh giá đủ điều kiện, nên Win Rate phản ánh khả năng chốt trên những cơ hội thật. Đọc Win Rate theo cùng một giai đoạn và cùng một định nghĩa thì mới so sánh được giữa các kỳ.

Cách tính gọn theo bốn bước:

• Chốt định nghĩa deal đủ điều kiện: ghi rõ tiêu chí một cơ hội phải có để được đưa vào mẫu số.
• Chọn cùng khung thời gian: deal thắng và deal đủ điều kiện phải thuộc cùng một kỳ.
• Đếm deal thắng trong đúng tập đó: chỉ tính deal thắng xuất phát từ nhóm đủ điều kiện.
• Chia và lưu theo từng kỳ: giữ lịch sử để thấy Win Rate đang đi lên hay đi xuống.

Khi đọc, Win Rate cao cho biết đội sales chuyển cơ hội thành doanh thu hiệu quả. Win Rate giảm dần qua các kỳ là tín hiệu khâu tư vấn, báo giá hoặc theo đuổi deal đang có vấn đề. Win Rate còn quyết định pipeline phải dày tới đâu: chốt được ít phần hơn thì cần nhiều cơ hội hơn để ra cùng một số deal thắng.

Pipeline Coverage cho biết điều gì về khả năng về đích?

Pipeline Coverage bằng giá trị pipeline chia cho doanh thu mục tiêu. Con số này cho biết lượng cơ hội đang có đủ để về đích hay chưa. Coverage càng cao, khoảng đệm cho deal rớt càng dày. Coverage thấp nghĩa là dù đội sales chốt giỏi, nguồn cơ hội vẫn không đủ để chạm mục tiêu.

Coverage là con số về lượng, Win Rate là con số về chất. Hai con số liên quan chặt với nhau: Win Rate càng thấp, mức Coverage cần có càng cao, vì phần lớn pipeline sẽ rớt trước khi thành doanh thu. Đọc riêng Coverage dễ khiến bạn yên tâm sai chỗ.

• Coverage dưới mức cần: pipeline mỏng, dù chốt tốt vẫn khó đủ doanh thu mục tiêu.
• Coverage đạt mức cần: lượng cơ hội đủ, việc còn lại nằm ở khâu chốt và tiến độ.
• Coverage vượt xa mức cần: có dư địa, nhưng nên soát lại giá trị deal có bị khai cao không.

Ví dụ phòng gym được tính từng bước ra sao?

Ví dụ phòng gym có mục tiêu 800,000,000 VND, win rate 21%, giá trị mỗi deal 70,000,000 VND. Lấy mục tiêu chia cho giá trị deal, phòng gym cần 11 deal thắng. Với coverage 3x, pipeline cần có ≈ 2,400,000,000 VND. Mỗi bước đều đi thẳng từ hai công thức nền.

Phép chia mục tiêu cho giá trị deal không ra số tròn. 11 deal nhân 70,000,000 VND vẫn còn hụt một ít so với 800,000,000 VND, nên khi giao chỉ tiêu cho đội sales, bạn nên làm tròn lên thêm một deal để có khoảng đệm.

Đọc kết quả forecast phòng gym như thế nào cho đúng?

Đọc forecast phòng gym là đặt các con số cạnh nhau và kiểm chéo. Số 11 deal thắng cho biết khối lượng việc cần chốt. Win rate 21% cho biết cần bao nhiêu deal đủ điều kiện để ra số deal thắng đó. Coverage 3x cho biết pipeline có đủ dày không. Khi hai cách tính lệch nhau, bạn lấy mức cao hơn.

• Đọc theo số deal: 11 deal thắng là chỉ tiêu cụ thể, dễ chia cho từng người trong đội.
• Đọc theo win rate: với 21%, phần lớn deal đủ điều kiện sẽ không thành, nên số cơ hội cần nuôi lớn hơn nhiều so với 11.
• Đọc theo coverage: pipeline ≈ 2,400,000,000 VND là mức tối thiểu theo giả định 3x.
• Đọc chéo hai con số: lấy doanh thu mục tiêu chia cho win rate 21% ra mức pipeline cao hơn hẳn 2,400,000,000 VND.

Điểm đọc chéo cuối cùng là chỗ dễ bỏ sót. Coverage 3x chỉ đủ khi win rate cao hơn mức 21% khá nhiều. Với win rate thực tế của phòng gym, giữ pipeline ở 2,400,000,000 VND có thể vẫn hụt mục tiêu. Bạn có hai lựa chọn: nâng mức coverage lên cho khớp win rate, hoặc lên kế hoạch cải thiện win rate trước khi tin vào mức 3x.

Từ hai con số, bạn ra quyết định gì tiếp theo?

Từ Win Rate và Pipeline Coverage, bạn quyết định nên dồn nguồn lực vào tạo thêm cơ hội hay vào nâng khả năng chốt. Coverage thấp thì ưu tiên nguồn lead đạt chuẩn. Win Rate thấp thì ưu tiên khâu tư vấn và theo đuổi deal. Cả hai cùng thấp thì cần xem lại mục tiêu.

Mỗi lần ra quyết định, bạn nên ghi lại con số đầu vào đã dùng. Kỳ sau đối chiếu forecast với kết quả thật, bạn sẽ thấy giả định nào sai và chỉnh công thức cho sát hơn. Forecast dùng để chọn việc cần làm, nên con số chỉ có giá trị khi dẫn tới một hành động cụ thể cho marketing hoặc sales.

Nên đọc thêm tham chiếu nội bộ nào khi làm forecast?

Khi làm forecast, bạn nên đọc dữ liệu theo trục Search rồi tới Page rồi tới Outcome, tức đi từ truy vấn, qua trang đích, tới kết quả cuối. Còn KPI thì tính theo lead đạt chuẩn, không tính theo tổng lead thô. Đọc đúng trục thì mới quy được trách nhiệm về đúng khâu.

• Trục đọc dữ liệu: Đọc theo Search → Page → Outcome
• KPI đầu phễu: KPI theo lead đạt chuẩn

Hai tham chiếu này nối thẳng với công thức forecast. Deal đủ điều kiện trong Win Rate bắt nguồn từ lead đạt chuẩn, nên KPI đo sai ở đầu phễu sẽ làm Win Rate và Coverage sai theo. Đọc theo trục giúp bạn biết cơ hội đến từ truy vấn nào, trang nào, để khi Coverage thấp, bạn biết cần bồi thêm ở đâu.