Cycle time: công thức + chỉ số để đo hiệu suất

Cycle time được tính bằng công thức nào cho đúng?

Cycle Time là thời gian tính từ lúc nhận việc đến lúc hoàn tất, cho biết quy trình chạy nhanh hay chậm. Bạn lấy thời điểm hoàn tất trừ thời điểm nhận việc cho từng đầu việc, rồi lấy trung bình trên các việc đã xong trong kỳ. Con số càng thấp, việc càng đi qua quy trình nhanh.

Công thức gốc rất gọn, cái khó nằm ở cách ghi thời điểm và cách gộp số.

• Công thức Cycle Time: Cycle Time = thời gian từ nhận việc đến hoàn tất.
• Đơn vị đo: dùng ngày cho việc kéo dài qua nhiều hôm, dùng giờ cho việc xong trong ngày, và giữ nguyên một đơn vị suốt kỳ đo.
• Cách gộp số: tính cycle time cho từng việc trước, sau đó mới lấy trung bình cho cả kỳ hoặc cho từng loại việc.
• Việc chậm nhất: luôn xem thêm những việc có cycle time dài nhất trong kỳ, vì đó thường là nơi quy trình đang kẹt.
• Chỉ tính việc đã xong: việc còn dở dang chưa có mốc hoàn tất nên để riêng, không đưa vào số trung bình.

Mốc bắt đầu và kết thúc cycle time chọn thế nào?

Mốc bắt đầu là lúc người làm nhận việc và có đủ đầu vào để bắt tay làm, mốc kết thúc là lúc việc được nghiệm thu xong. Chọn mốc nào cũng được, miễn cả đội dùng chung một định nghĩa và ghi lại đúng thời điểm, nếu không con số giữa các kỳ không so được với nhau.

Phần lớn tranh cãi về cycle time đến từ chuyện mỗi người hiểu chữ “nhận việc” và “hoàn tất” một kiểu. Viết rõ định nghĩa ra giấy trước khi đo sẽ tiết kiệm nhiều cuộc họp về sau.

• Mốc bắt đầu: ghi lúc việc được giao cho người làm kèm đủ thông tin, tránh ghi lúc khách mới nhắc qua điện thoại mà chưa có yêu cầu rõ.
• Mốc kết thúc: ghi lúc việc qua nghiệm thu, không ghi lúc người làm tự báo xong, vì việc tự báo xong vẫn có thể bị trả về.
• Thời gian chờ duyệt: vẫn tính vào cycle time, vì trong lúc chờ khách hoặc sếp vẫn đang đợi kết quả.
• Việc bị trả về: giữ nguyên mốc bắt đầu cũ, không bấm lại đồng hồ, để cycle time phản ánh đúng thời gian làm lại.

First-Time-Right được tính và dùng ra sao?

First-Time-Right là số việc làm đúng ngay lần đầu chia cho tổng số việc, cho biết phải làm lại bao nhiêu. Một việc được tính là đúng lần đầu khi đi qua nghiệm thu mà không bị trả về sửa. Chỉ số càng cao, đội càng ít tốn công cho rework.

Nhanh mà sai thì vẫn làm lại. Vì vậy First-Time-Right là chỉ số đi kèm bắt buộc của cycle time: nó cho biết tốc độ bạn đo được có thật hay chỉ là tốc độ giao bản nháp.

• Công thức First-Time-Right: First-Time-Right = đúng ngay lần đầu / tổng việc.
• Tử số: đếm những việc qua nghiệm thu ngay lần nộp đầu, không có yêu cầu sửa nào.
• Mẫu số: đếm toàn bộ việc đã nộp nghiệm thu trong kỳ, kể cả việc bị trả về nhiều lần.
• Tiêu chí đúng: lấy theo danh sách deliverables nghiệm thu, để người làm và người duyệt cùng chấm theo một chuẩn.
• Sửa nhỏ có tính không: thống nhất trước một lần, rồi áp dụng giống nhau cho mọi kỳ để số không bị lệch.

Đọc cặp số cycle time và FTR cùng lúc thế nào?

Bạn đọc hai chỉ số cùng lúc vì mỗi số chỉ kể một nửa câu chuyện. Cycle time thấp mà First-Time-Right thấp nghĩa là đội làm vội rồi sửa nhiều. Cycle time cao mà First-Time-Right cao nghĩa là làm kỹ nhưng chậm. Mục tiêu là kéo cả hai về phía nhanh và đúng.

Bảng đọc nhanh bên cạnh giúp bạn biết cặp số đang rơi vào ô nào và nên xử lý gì trước.

Khi First-Time-Right thấp, mỗi lần làm lại cộng thêm ngày vào cycle time. Nâng tỷ lệ đúng lần đầu thường kéo cycle time xuống theo, nên bạn ít khi cần đẩy đội làm nhanh hơn một cách ép buộc.

Ví dụ trung tâm tiếng Anh đọc số ra sao?

Trung tâm tiếng Anh trong ví dụ có cycle time 12 ngày và First-Time-Right 77%. Tức là trung bình mỗi đầu việc mất 12 ngày từ lúc nhận đến lúc xong, và trong tổng số việc vẫn có một phần không nhỏ phải làm lại. Giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % thường giảm rework rõ.

Đặt cặp số vào bảng đọc nhanh, trung tâm đang ở vùng chậm và chưa đủ đúng. Cách đọc từng bước:

• Xem First-Time-Right trước: với 77%, phần việc bị trả về đang góp ngày vào cycle time 12 ngày, nên sửa tiêu chí đúng thường cho kết quả kép.
• Đặt mục tiêu nhỏ: chọn mức giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % làm mục tiêu kỳ tới, đủ rõ để đo và đủ gần để đội tin là làm được.
• Tách theo loại việc: tính riêng cycle time và First-Time-Right cho từng loại việc của trung tâm, để biết loại nào đang kéo số chung đi xuống.
• So sánh cùng định nghĩa: giữ nguyên mốc đo và tiêu chí đúng giữa các kỳ, nếu đổi định nghĩa thì số mới không so được với số cũ.

Những lỗi tính khiến cycle time sai lệch là gì?

Cycle time sai lệch khi mốc đo không thống nhất, khi việc bị trả về được tính như việc mới, hoặc khi trộn việc lớn và việc nhỏ vào cùng một số trung bình. Những lỗi đó làm số trông đẹp hơn thực tế, và bạn ra quyết định trên một bức tranh méo.

• Bấm lại đồng hồ khi làm lại: mỗi lần bị trả về lại ghi mốc bắt đầu mới, khiến cycle time thấp giả và First-Time-Right không khớp với thực tế.
• Trộn nhiều loại việc: việc nhỏ xong nhanh kéo trung bình xuống, che mất những việc lớn đang kẹt lâu.
• Ghi thời điểm theo trí nhớ: người làm điền mốc vào cuối tuần nên số bị làm tròn, mất luôn khoảng thời gian chờ.
• Bỏ việc bị hủy ra ngoài: việc làm dở rồi hủy vẫn tốn công, nên ghi riêng để biết quy trình đang lãng phí ở đâu.
• Đếm sai mẫu số FTR: chỉ đếm việc đã xong mà quên việc còn đang sửa, khiến tỷ lệ đúng lần đầu cao hơn thực tế.

Bảng ghi số để tính cycle time cần những cột nào?

Bảng ghi số chỉ cần đủ cột để tính được cả hai chỉ số cho từng đầu việc: mã việc, loại việc, người làm, thời điểm nhận, thời điểm hoàn tất, và đánh dấu việc có bị trả về hay không. Từ bảng đó bạn tính cycle time từng dòng và First-Time-Right cho cả kỳ.

Ghi mốc ngay khi việc chuyển trạng thái, đừng dồn tới cuối kỳ. Cột lý do trả về tuy không vào công thức nhưng cho bạn biết nên sửa tiêu chí nào để nâng tỷ lệ đúng lần đầu.

Tham chiếu nội bộ nào giúp chốt số khi nghiệm thu?

Hai tham chiếu nội bộ giúp chốt số khi nghiệm thu là quy trình nghiệm thu và danh sách deliverables nghiệm thu. Quy trình cho biết các bước xét duyệt một đầu việc, còn danh sách cho biết những thứ phải nộp đủ mới được ký. Có cả hai thì mốc kết thúc và tiêu chí đúng lần đầu mới rõ.

• Quy trình nghiệm thu
• Deliverables nghiệm thu