Meeting cadence: công thức + chỉ số để đo hiệu suất

Đo hiệu suất meeting cadence bằng chỉ số nào?

Hiệu suất meeting cadence đo bằng hai chỉ số: Cycle Time cho biết việc đi từ lúc nhận tới lúc hoàn tất mất bao lâu, First-Time-Right cho biết bao nhiêu việc làm đúng ngay lần đầu. Đọc chung hai số, bạn biết nhịp họp đang đẩy việc đi mau và đúng, hay chỉ tạo thêm vòng sửa.

Cuộc họp định kỳ tự nó không sinh ra kết quả. Nó chỉ có giá trị khi việc được giao trong họp chạy xong sớm hơn và ít bị trả về hơn. Vì vậy hai chỉ số đều đo đầu ra của việc, không đo số cuộc họp hay độ dài biên bản.

Cycle Time trong meeting cadence tính thế nào?

Cycle Time bằng thời gian từ nhận việc đến hoàn tất. Trong meeting cadence, mốc nhận việc là lúc đầu việc được giao rõ người làm trong cuộc họp, mốc hoàn tất là lúc việc qua nghiệm thu. Lấy mốc sau trừ mốc trước cho từng việc, rồi lấy trung bình các việc đã xong trong kỳ.

• Chốt mốc bắt đầu: ghi ngày nhận việc ngay trong biên bản họp, không để người làm tự nhớ.
• Chốt mốc kết thúc: chỉ tính hoàn tất khi việc đã qua bước nghiệm thu, nộp bản nháp chưa tính.
• Tính cho việc đã xong: việc còn dở dang để riêng, theo dõi tuổi việc ở kỳ họp kế tiếp.
• Tách theo loại việc: việc nhỏ và việc lớn gộp chung sẽ làm số trung bình mất nghĩa.

Cycle Time tăng dần qua các kỳ họp thường báo việc đang kẹt ở khâu chờ duyệt, chờ thông tin hoặc chờ người quyết. Cuộc họp là chỗ gỡ những khâu chờ đó.

First-Time-Right tính ra sao và đọc thế nào?

First-Time-Right bằng số việc đúng ngay lần đầu chia cho tổng việc. Việc đúng ngay lần đầu là việc qua nghiệm thu mà không bị trả về sửa. Tỷ lệ càng cao, càng ít rework. Tỷ lệ thấp nghĩa là đội làm xong nhiều nhưng phải quay lại sửa nhiều.

• Tử số: việc được duyệt ngay ở lần nộp đầu tiên, không qua vòng sửa nào.
• Mẫu số: tổng việc đã nộp nghiệm thu trong kỳ, gồm cả việc đạt lẫn việc bị trả.
• Định nghĩa việc đạt: dựa vào danh sách deliverables nghiệm thu, không dựa vào cảm giác người duyệt.
• Cách đọc: FTR giảm qua các kỳ nghĩa là đầu vào đang mơ hồ, thường do giao việc trong họp chưa đủ rõ.

Vì sao phải đọc Cycle Time cùng First-Time-Right?

Hai chỉ số phải đọc cùng nhau vì mỗi số che mất điểm yếu của số kia. Cycle Time ngắn mà First-Time-Right thấp nghĩa là làm mau rồi sửa nhiều. First-Time-Right cao mà Cycle Time dài nghĩa là làm kỹ nhưng việc chờ lâu. Làm mau mà sai thì vẫn phải làm lại.

Ví dụ trung tâm tiếng Anh đọc số ra sao?

Trung tâm tiếng Anh trong ví dụ có Cycle time 10 ngày, First-Time-Right 56%. Nghĩa là trung bình mỗi đầu việc mất 10 ngày mới xong và gần một nửa số việc phải sửa lại. Giảm 1 ngày cycle time và tăng FTR 10 điểm % thường giảm rework rõ.

Nếu đội xem 10 ngày là chậm với loại việc đang làm, trung tâm đang ở ô Cycle Time dài và First-Time-Right thấp trong bảng đọc số. Mỗi việc bị trả về lại quay vào hàng chờ, nên sửa FTR cũng kéo Cycle Time xuống. Vì thế hai mục tiêu nên đi cùng nhau.

• Mục tiêu Cycle Time: giảm 1 ngày, bằng cách gỡ đúng khâu chờ lâu nhất được nêu trong họp.
• Mục tiêu FTR: tăng 10 điểm %, bằng cách thống nhất tiêu chí đạt ngay lúc giao việc.
• Cách theo dõi: mỗi kỳ họp mở đầu bằng hai số này, so với kỳ trước, rồi mới bàn việc mới.

Đưa hai chỉ số vào từng cuộc họp như thế nào?

Đưa hai chỉ số vào họp bằng cách gắn chúng vào chương trình cố định của mỗi kỳ: mở đầu đọc số, giữa họp tìm nguyên nhân, cuối họp chốt việc kèm mốc nhận việc và tiêu chí đạt. Làm vậy, mỗi cuộc họp vừa đo được hiệu suất vừa sinh dữ liệu cho kỳ sau.

• Mở họp: đọc Cycle Time và First-Time-Right của kỳ vừa qua, so với kỳ trước.
• Soi việc chậm: chọn vài việc có Cycle Time dài nhất, hỏi việc đã chờ ở khâu nào.
• Soi việc bị trả: với mỗi việc không đạt lần đầu, ghi lý do bị trả về.
• Giao việc mới: ghi ngày nhận, người làm và tiêu chí đạt ngay trong biên bản.
• Chốt cải tiến: chọn một thay đổi duy nhất cho kỳ tới, để kỳ sau biết số thay đổi vì đâu.

Dấu hiệu nào cho thấy đang đọc sai chỉ số họp?

Chỉ số họp đang bị đọc sai khi số đẹp lên mà rework ngoài thực tế không giảm. Nguyên nhân thường nằm ở cách ghi mốc thời gian, cách định nghĩa việc đạt, hoặc gộp các loại việc khác nhau vào cùng một con số trung bình.

• Mốc nhận việc trôi: người làm ghi ngày bắt đầu muộn hơn ngày được giao, Cycle Time trông ngắn hơn thật.
• Tiêu chí đạt bị nới: người duyệt cho qua để giữ First-Time-Right cao, lỗi lộ ra ở khâu sau.
• Việc bị chia nhỏ: một việc lớn tách thành nhiều việc con để số trông đẹp.
• Bỏ sót việc dở: chỉ tính việc đã xong, việc kẹt lâu không bao giờ vào số.

Cách gỡ chung là chốt định nghĩa mốc và tiêu chí đạt bằng văn bản, rồi dùng chính định nghĩa đó qua mọi kỳ họp.

Cần tham chiếu tài liệu nội bộ nào khi nghiệm thu?

Khi nghiệm thu, bạn cần tham chiếu quy trình nghiệm thu và danh sách deliverables nghiệm thu. Quy trình nghiệm thu là các bước xét duyệt một đầu việc trước khi tính là xong. Deliverables là những thứ phải nộp đủ thì mới được ký. Có cả hai thì nghiệm thu mới hết cãi nhau.

Quy trình nghiệm thu và danh mục deliverables là gốc để tính First-Time-Right: việc đúng ngay lần đầu là việc khớp danh mục deliverables và đi qua quy trình nghiệm thu mà không bị trả về.

• Quy trình: Quy trình nghiệm thu, dùng để chốt mốc hoàn tất khi tính Cycle Time.
• Danh mục: Deliverables nghiệm thu, dùng để định nghĩa việc đạt khi tính First-Time-Right.