Nghiệm thu dịch vụ SEO: tiêu chí DONE kiểm được và quy trình một buổi thay vì vài tuần

Trả lời ngắn

Nghiệm thu là bước xác nhận một hạng mục đã hoàn thành theo đúng tiêu chí đã chốt, để làm căn cứ thanh toán và để đóng hạng mục đó lại. Nó chỉ nhanh khi tiêu chí được viết thành điều kiện trả lời được bằng có hoặc không; viết bằng tính từ thì mỗi kỳ nghiệm thu biến thành một cuộc thương lượng mới.

Chi phí thật của nghiệm thu chậm không nằm ở thời gian họp mà nằm ở chỗ nó làm chậm cả chuỗi: hạng mục chưa đóng thì hạng mục sau chưa bắt đầu, và cuối quý dồn lại thành một khối lớn.

Nghiệm thu cũng là chỗ duy nhất bạn có đòn bẩy thật. Sau khi đã thanh toán thì việc yêu cầu sửa lại phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí bên kia, nên tiêu chí phải chặt ở trước lúc thanh toán chứ không phải sau.

Cách viết một tiêu chí DONE

Bảng dưới đây so cách viết sai và cách viết đúng cho các hạng mục thường gặp. Nguyên tắc duy nhất là: một người thứ ba không tham gia dự án phải kiểm được tiêu chí đó và ra cùng kết luận với bạn, chỉ bằng cách nhìn vào sản phẩm.

Cột giữa không chứa tính từ nào. Đó là điểm mấu chốt: mọi tính từ như đầy đủ, chất lượng, phù hợp đều mở ra chỗ để hai bên hiểu khác nhau, và mỗi chỗ như vậy là một cuộc thương lượng ở kỳ nghiệm thu.

Xử lý khi hạng mục không đạt

Bảng dưới đây phân loại mức không đạt và cách xử lý tương ứng. Có sẵn thang này trong SOW giúp cuộc trao đổi đi thẳng vào việc sửa thay vì đi vào tranh luận xem lỗi này nặng hay nhẹ, vốn là chỗ tốn thời gian nhất.

Dòng cuối là dòng bảo vệ cả hai bên và hay bị bỏ quên. Rất nhiều lần nghiệm thu chậm chỉ vì bên thuê chưa cấp quyền truy cập vào công cụ, và không có dòng này thì bên cung cấp bị tính là chậm tiến độ một cách oan uổng.

Ví dụ một buổi nghiệm thu bốn mươi lăm phút

Ví dụ dưới đây mô tả quy trình cho một kỳ nghiệm thu tháng với bốn bài viết và năm lỗi kỹ thuật. Số và nội dung ở đây là giả định để minh hoạ nhịp làm việc, nhưng cấu trúc bốn bước thì dùng lại được cho mọi kỳ.

Bốn bước và thời lượng

• Bước 1, trước buổi họp: Bên cung cấp gửi bảng tự kiểm đã điền, mỗi hạng mục một dòng có hoặc không
• Bước 2, 20 phút: Bên thuê kiểm ngẫu nhiên 2 trong 4 bài và 2 trong 5 lỗi kỹ thuật
• Bước 3, 15 phút: Ghi nhận các mục không đạt, phân mức theo thang bốn bậc
• Bước 4, 10 phút: Chốt việc sửa, mốc sửa, và phần được thanh toán

Bước một là bước quyết định thời lượng. Bảng tự kiểm đã điền sẵn giúp buổi họp chỉ còn là kiểm mẫu chứ không phải rà từ đầu.

Không có bước một thì buổi nghiệm thu kéo dài ít nhất hai giờ, và thường phải hẹn thêm một buổi nữa vì thiếu thứ để kiểm.

Kết quả một kỳ

• Bài 1 và bài 3: Đạt đủ tiêu chí
• Bài 2: Thiếu liên kết nội bộ, mức nhẹ
• Bài 4: Chưa gửi yêu cầu lập chỉ mục, mức nhẹ
• Lỗi kỹ thuật: 4 trong 5 đã hết trên công cụ, 1 mục còn báo lỗi, mức vừa

Hai mục nhẹ sửa trong hai ngày và vẫn thanh toán đúng hạn. Một mục vừa chưa đóng, gia hạn năm ngày.

Kết luận rõ ràng, không có chỗ nào phải thương lượng, và cả hai bên biết chính xác việc gì còn lại. Toàn bộ mất bốn mươi lăm phút.

Năm lỗi khiến nghiệm thu kéo dài

Ba lỗi đầu làm mỗi kỳ nghiệm thu thành một cuộc thương lượng, hai lỗi sau làm nghiệm thu mất đòn bẩy. Lỗi thứ năm đặc biệt hay gặp và nó xoá sạch tác dụng của mọi tiêu chí đã viết ra.

1. Tiêu chí viết bằng tính từ. Chất lượng tốt, đầy đủ, phù hợp đều mở ra chỗ hiểu khác nhau.

   Sửa: Viết mọi tiêu chí thành điều kiện trả lời được bằng có hoặc không.

2. Không có bảng tự kiểm gửi trước. Buổi họp mất hai giờ để rà từ đầu, và thường thiếu thứ để kiểm.

   Sửa: Yêu cầu bên cung cấp gửi bảng tự kiểm đã điền trước buổi họp một ngày.

3. Không phân mức không đạt. Mỗi lỗi thành một cuộc tranh luận về mức độ nghiêm trọng.

   Sửa: Đưa thang bốn mức vào SOW, ai cũng đối chiếu được.

4. Nghiệm thu sau khi đã thanh toán. Mất hết đòn bẩy, việc sửa phụ thuộc thiện chí bên kia.

   Sửa: Đặt nghiệm thu đạt là điều kiện của lần thanh toán, ghi rõ trong hợp đồng.

5. Bỏ qua các mục nhẹ nhiều lần liên tiếp. Tiêu chí mất hiệu lực dần và sau vài tháng thì không ai theo nữa.

   Sửa: Vẫn ghi nhận mọi mục nhẹ vào biên bản kể cả khi vẫn thanh toán đúng hạn.

Đọc kết quả nghiệm thu qua nhiều kỳ

Bảng dưới đây nhìn xu hướng qua ba tới bốn kỳ liên tiếp thay vì nhìn từng kỳ riêng lẻ. Xu hướng cho biết nhiều hơn hẳn một kỳ đơn lẻ, vì một kỳ xấu có thể chỉ là ngẫu nhiên còn ba kỳ xấu liên tiếp thì không.

Checklist làm được ngay

Chín việc để mỗi kỳ nghiệm thu gọn trong một buổi. Ba việc đầu làm một lần lúc soạn hợp đồng, sáu việc sau lặp mỗi kỳ và mất khoảng bốn mươi lăm phút nếu bảng tự kiểm đã được gửi trước.

• Viết tiêu chí DONE cho từng nhóm hạng mục, không dùng tính từ nào.
• Đưa thang bốn mức không đạt vào SOW.
• Ghi rõ nghiệm thu đạt là điều kiện của lần thanh toán tương ứng.
• Yêu cầu bảng tự kiểm đã điền, gửi trước buổi họp một ngày làm việc.
• Kiểm mẫu ngẫu nhiên khoảng một nửa số hạng mục, không kiểm hết.
• Phân mức từng mục không đạt theo thang đã chốt.
• Chốt mốc sửa và phần được thanh toán ngay trong buổi.
• Ghi biên bản ngắn, gồm cả các mục nhẹ đã bỏ qua.
• Sau ba kỳ, nhìn lại xu hướng thay vì chỉ nhìn kỳ hiện tại.

Câu hỏi thường gặp

Bốn câu dưới đây là chỗ hay bị hỏi khi đưa quy trình nghiệm thu chặt vào một hợp đồng đang chạy, đặc biệt là câu về việc kiểm mẫu bao nhiêu phần trăm là đủ và có nên kiểm hết hay không.

Có nên kiểm hết mọi hạng mục không?

Không cần với hạng mục lặp lại như bài viết. Kiểm mẫu ngẫu nhiên khoảng một nửa là đủ để giữ kỷ luật, và nó tiết kiệm thời gian đáng kể. Với hạng mục làm một lần như audit hoặc thiết lập đo thì nên kiểm toàn bộ, vì sai ở đó ảnh hưởng tới mọi thứ sau này.

Bên cung cấp phản đối tiêu chí quá chặt thì sao?

Hỏi họ đề xuất tiêu chí thay thế, miễn là vẫn kiểm được bằng có hoặc không. Phản đối chính đáng thường là về mức ngưỡng chứ không phải về việc có tiêu chí hay không. Nếu họ phản đối chính việc viết tiêu chí kiểm được thì đó là tín hiệu đáng chú ý.

Nghiệm thu chậm do bên thuê thì tính thế nào?

Dừng đồng hồ nghiệm thu, không tính là chậm cho bên cung cấp. Đây phải là một dòng trong SOW, vì trong thực tế nguyên nhân chậm rất hay nằm ở khâu duyệt hoặc khâu cấp quyền truy cập của chính bên thuê.

Có nên gắn thanh toán vào kết quả SEO không?

Gắn một phần thì hợp lý, gắn toàn bộ thì không. Kết quả SEO phụ thuộc nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát của bên cung cấp, gồm cả tốc độ duyệt nội dung của chính bạn. Cách thường dùng là phần lớn thanh toán gắn với hạng mục bàn giao, một phần nhỏ gắn với kết quả ở mốc tháng thứ sáu.

Đọc tiếp trên danhnolan

Năm bài dưới đây bổ vào phần tiêu chí và phần hạng mục bàn giao, hai thứ quyết định buổi nghiệm thu nhanh hay chậm. Bài thứ nhất là chỗ chứa danh sách hạng mục đầy đủ cho hợp đồng SEO tổng thể.

• Deliverables nghiệm thu SEO website tổng thể: danh sách hạng mục bàn giao đầy đủ để đối chiếu
• SOW: chốt phạm vi công việc: nơi tiêu chí DONE được ghi vào thành ràng buộc
• Deliverables: chốt hạng mục bàn giao: cách mô tả hạng mục để nó nghiệm thu được
• Quy trình nghiệm thu SEO website: checklist theo tuần và theo tháng, kèm mẫu báo cáo
• Checklist kỹ thuật WordPress 22 mục: bộ tiêu chí kiểm được cho hạng mục kỹ thuật