Điều khoản dừng và đổi phạm vi: viết mốc soát bằng số để không phải cãi lúc muốn dừng

Bốn thành phần của điều khoản

Bảng dưới đây là bốn phần cần có. Phần thứ nhất là phần quyết định và cũng khó nhất, vì nó buộc hai bên thống nhất một con số kỳ vọng trước khi bắt đầu, tức trước khi có bất kỳ dữ liệu nào.

Phần thứ nhất nên dùng chỉ tiêu dẫn chứ không dùng chỉ tiêu kết quả cuối. Ở tháng thứ ba thì số lead còn quá ít để đánh giá, nhưng số trang được lập chỉ mục và số từ khoá vào top 20 thì đã đo được và tương quan với kết quả về sau.

Mốc soát và ngưỡng cho hợp đồng SEO sáu tháng

Bảng dưới đây là bộ mốc dùng được cho hợp đồng SEO tổng thể sáu tháng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điểm cần chú ý là chỉ tiêu ở ba mốc là ba loại khác nhau, phản ánh đúng thứ đo được ở từng giai đoạn.

Ngưỡng 60% chứ không phải 100% là có chủ ý. Chỉ tiêu ban đầu luôn là ước lượng, và đòi đạt đủ ở mốc soát sẽ khiến bên cung cấp đặt chỉ tiêu thấp ngay từ đầu để chắc ăn. Ngưỡng 60% cho phép đặt chỉ tiêu thật mà vẫn có căn cứ dừng khi cách quá xa.

Ví dụ một mốc soát tháng thứ ba

Ví dụ dưới đây mô tả một buổi soát ở mốc tháng thứ ba với hai kịch bản khác nhau. Số là giả định để minh hoạ cách vận dụng ngưỡng, nhưng cách xử lý thì áp dụng được cho mọi mốc.

Kịch bản đạt ngưỡng

Đây là kịch bản kết quả rơi trên ngưỡng. Chỉ tiêu số trang lập chỉ mục là 40 và đạt 31. Chỉ tiêu từ khoá vào top 20 là 25 và đạt 19. Tỷ lệ đạt lần lượt là 77,5% và 76%, tức cả hai đều trên ngưỡng 60% dù chưa đủ 100%. Trong tình huống này, hợp đồng tiếp tục theo đúng phạm vi.

• Chỉ tiêu số trang lập chỉ mục: 40, đạt 31
• Chỉ tiêu từ khoá vào top 20: 25, đạt 19
• Tỷ lệ đạt: 77,5% và 76%

Cả hai chỉ tiêu đều trên ngưỡng 60%, dù chưa đạt đủ 100%.

Hợp đồng tiếp tục theo đúng phạm vi. Phần chưa đạt được ghi vào biên bản và đưa vào kế hoạch tháng thứ tư, không tạo ra chế tài nào.

Kịch bản dưới ngưỡng

Đây là kịch bản kết quả rơi dưới ngưỡng. Chỉ tiêu số trang lập chỉ mục là 40 nhưng chỉ đạt 18. Chỉ tiêu từ khoá vào top 20 là 25 nhưng chỉ đạt 8. Tỷ lệ đạt lần lượt là 45% và 32%. Nguyên nhân bên cung cấp nêu ra là nội dung chờ bên thuê duyệt trung bình 19 ngày mỗi bài.

• Chỉ tiêu số trang lập chỉ mục: 40, đạt 18
• Chỉ tiêu từ khoá vào top 20: 25, đạt 8
• Tỷ lệ đạt: 45% và 32%
• Nguyên nhân bên cung cấp nêu: Nội dung chờ bên thuê duyệt trung bình 19 ngày mỗi bài

Dưới ngưỡng ở cả hai chỉ tiêu, nhưng nguyên nhân nêu ra thuộc trách nhiệm bên thuê theo SOW.

Đây là lý do phần trách nhiệm bên thuê phải có trong SOW. Cách xử lý đúng là sửa khâu duyệt và gia hạn mốc soát thêm một tháng, không phải chấm dứt hợp đồng.

Năm lỗi khi viết điều khoản dừng

Ba lỗi đầu khiến điều khoản không dùng được lúc cần, hai lỗi sau khiến việc dừng trở nên tốn kém hơn mức cần thiết. Lỗi thứ nhất là lỗi phổ biến nhất, và nó xuất hiện vì viết mốc bằng số đòi hỏi thống nhất kỳ vọng ngay từ đầu.

1. Viết mốc soát bằng lời chứ không bằng số. Nếu kết quả không đạt kỳ vọng là câu không kiểm được, và mọi bên đều diễn giải theo hướng có lợi cho mình.

   Sửa: Viết chỉ tiêu bằng số và ngưỡng bằng phần trăm cho từng mốc.

2. Dùng chỉ tiêu kết quả cuối cho mốc sớm. Số lead ở tháng thứ ba còn quá ít để đánh giá, và mọi kết luận ở đó đều dựa trên nhiễu.

   Sửa: Dùng chỉ tiêu dẫn ở mốc sớm: trang lập chỉ mục, từ khoá vào top 20.

3. Đặt ngưỡng bằng 100% chỉ tiêu. Bên cung cấp sẽ đặt chỉ tiêu thấp ngay từ đầu để chắc ăn.

   Sửa: Đặt ngưỡng khoảng 60%, và cho phép đặt chỉ tiêu tham vọng hơn.

4. Không quy định nghĩa vụ còn lại khi chấm dứt. Việc bàn giao và thanh toán phần đã làm thành một cuộc thương lượng mới.

   Sửa: Ghi rõ nghĩa vụ hai bên khi chấm dứt, gồm bàn giao và cách tính phần đã thực hiện.

5. Không tính tới trường hợp nguyên nhân thuộc bên thuê. Bên cung cấp bị dừng vì phần chậm do khâu duyệt của bạn.

   Sửa: Ghi rõ mốc soát được gia hạn khi nguyên nhân thuộc trách nhiệm bên thuê theo SOW.

Bốn tình huống ở mốc soát và cách xử lý

Bảng dưới đây là các kết quả có thể xảy ra ở một mốc soát, kèm cách xử lý tương ứng. Có sẵn bảng này trong hợp đồng biến buổi soát từ một cuộc thương lượng thành một việc đối chiếu, và nó rút buổi soát xuống dưới một giờ.

Checklist làm được ngay

Tám việc để viết điều khoản dừng và đổi phạm vi dùng được. Việc thứ nhất là việc khó nhất vì nó đòi hỏi hai bên thống nhất một con số kỳ vọng trước khi có dữ liệu, nhưng nó cũng là việc giá trị nhất trong cả tám.

• Thống nhất chỉ tiêu bằng số cho từng mốc, ghi cả giả định đã dùng.
• Dùng chỉ tiêu dẫn cho mốc sớm, chỉ tiêu kết quả cho mốc muộn.
• Đặt ngưỡng tiếp tục khoảng 60% chỉ tiêu, không phải 100%.
• Ghi rõ mốc soát được gia hạn khi nguyên nhân thuộc bên thuê.
• Viết điều kiện và thời gian báo trước cho việc chấm dứt sớm.
• Viết quy trình đổi phạm vi, yêu cầu văn bản trước khi thực hiện.
• Ghi danh sách bàn giao khi kết thúc, gắn với lần thanh toán cuối.
• Đưa bảng bốn tình huống ở mốc soát vào chính hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Bốn câu dưới đây gom những chỗ hay bị hỏi khi đưa điều khoản dừng vào hợp đồng, đặc biệt là lo ngại rằng viết điều khoản này ra sẽ khiến bên cung cấp cảm thấy không được tin tưởng ngay từ đầu.

Viết điều khoản dừng có làm bên cung cấp mất lòng không?

Ngược lại là chính, nếu bạn giải thích rằng nó cũng bảo vệ họ. Có mốc soát bằng số nghĩa là họ không bị dừng đột ngột vì cảm nhận, và họ biết chính xác cần đạt gì ở mốc nào. Bên phản đối mạnh việc có mốc soát thường là bên không muốn bị đo.

Chỉ tiêu cho mốc tháng thứ ba lấy ở đâu ra?

Từ chính bên cung cấp, và bạn yêu cầu họ nêu kèm giả định. Bên nêu được con số kèm cách tính là bên đã làm việc này trước đây. Bên trả lời rằng SEO không dự đoán được thì đúng về kết quả cuối nhưng sai về chỉ tiêu dẫn, vì số trang lập chỉ mục hoàn toàn dự đoán được.

Chấm dứt sớm thì thanh toán phần đã làm thế nào?

Theo hạng mục đã nghiệm thu, không theo tỷ lệ thời gian. Đó là lý do danh sách hạng mục bàn giao phải có số lượng và mốc: nó cho phép tính chính xác phần đã hoàn thành mà không cần thương lượng.

Nên báo trước bao lâu khi muốn dừng?

Ba mươi ngày là mức thông dụng và hợp lý cho cả hai bên. Ngắn hơn thì bên cung cấp không kịp sắp xếp nguồn lực, dài hơn thì bạn phải trả tiền cho một giai đoạn mà cả hai bên đều biết là đang kết thúc.

Đọc tiếp trên danhnolan

Năm bài dưới đây là các phần liên quan trong bộ tài liệu hợp đồng. Bài thứ nhất là nơi điều khoản này được đặt vào, và bài thứ tư là chỗ quyết định phần bàn giao lúc kết thúc có suôn sẻ hay không.

• SOW: chốt phạm vi công việc: nơi điều khoản dừng và đổi phạm vi được đặt vào
• Nghiệm thu: tiêu chí DONE: căn cứ tính phần đã hoàn thành khi chấm dứt sớm
• Quản trị dự án với đối tác: nhịp quý là nơi mốc soát được thực hiện
• Quyền dữ liệu và tài khoản: danh sách bàn giao khi kết thúc hợp đồng
• Bộ KPI SEO sáu tháng cho website mới: căn cứ để đặt chỉ tiêu cho từng mốc soát