SOW cho hợp đồng SEO: chốt phạm vi công việc thành ràng buộc đếm được, kèm mẫu một trang

Sáu phần bắt buộc của SOW

Bảng dưới đây là cấu trúc tối thiểu. Phần thứ tư và phần thứ năm là hai phần hay bị bỏ nhất, và cũng chính là hai phần được viện dẫn nhiều nhất khi có tranh chấp về sau, nên đừng cắt chúng để cho hợp đồng ngắn lại.

Phần thứ tư bảo vệ cả hai bên. Nhiều dự án SEO chậm không phải vì bên cung cấp làm chậm mà vì bên thuê duyệt nội dung mất ba tuần cho mỗi bài. Viết mốc phản hồi vào SOW biến chuyện đó từ lời phàn nàn thành một điều khoản có thể viện dẫn.

Mức chi tiết cần có cho từng loại hạng mục

Không phải hạng mục nào cũng cần cùng mức chi tiết. Bảng dưới đây gợi ý mức mô tả tối thiểu cho các nhóm hạng mục thường gặp trong hợp đồng SEO, để SOW đủ chặt mà không biến thành một tài liệu ba mươi trang không ai đọc.

Nhóm liên kết là nhóm cần tiêu chí chặt nhất và cũng là nhóm hay được viết mơ hồ nhất. Không có tiêu chí chất lượng bằng số thì tám liên kết có thể là tám liên kết từ những trang không ai đọc, và bạn không có căn cứ từ chối nghiệm thu.

Ví dụ mẫu SOW một trang

Ví dụ dưới đây là bản rút gọn cho một hợp đồng SEO tổng thể sáu tháng. Nội dung ở đây là giả định để minh hoạ cấu trúc và mức chi tiết, hạng mục thật của bạn sẽ khác nhưng khung thì dùng lại được.

Phần hạng mục bàn giao và cái không bao gồm

Phần này ghi rõ cả cái được giao lẫn cái không bao gồm. Bàn giao tháng 1 gồm audit kỹ thuật 22 mục, cùng thiết lập 3 key event. Bàn giao tháng 2 tới 6 gồm 4 bài trên 1.500 từ mỗi tháng và sửa tối đa 5 lỗi kỹ thuật mỗi tháng. Phần không bao gồm là thiết kế lại giao diện.

• Bàn giao tháng 1: Audit kỹ thuật 22 mục, báo cáo có mức ưu tiên; thiết lập 3 key event
• Bàn giao tháng 2 tới 6: 4 bài trên 1.500 từ mỗi tháng; sửa tối đa 5 lỗi kỹ thuật mỗi tháng
• Không bao gồm: Thiết kế lại giao diện, viết nội dung tiếng Anh, chi phí quảng cáo, mua tên miền
• Trách nhiệm bên thuê: Duyệt dàn ý trong 3 ngày làm việc, duyệt bài trong 5 ngày làm việc, cấp quyền quản trị website

Mọi hạng mục đều có số lượng và mốc. Phần không bao gồm liệt kê tường minh bốn thứ hay bị hiểu là đã có trong giá.

Với bản này, câu hỏi hạng mục X có nằm trong hợp đồng không luôn trả lời được bằng cách đọc, không cần thương lượng lại.

Phần tiêu chí hoàn thành và đổi phạm vi

Phần này định nghĩa xong là gì, để hai bên khỏi cãi. Bài viết tính là xong khi đã đăng, có thẻ tiêu đề và mô tả, có ít nhất 3 liên kết nội bộ, và đã gửi yêu cầu lập chỉ mục. Lỗi kỹ thuật tính là xong khi đã sửa và bên thuê xác nhận bằng công cụ kiểm được nêu tên.

• Bài viết tính là xong khi: Đã đăng, có thẻ tiêu đề và mô tả, có ít nhất 3 liên kết nội bộ, đã gửi yêu cầu lập chỉ mục
• Lỗi kỹ thuật tính là xong khi: Đã sửa và bên thuê xác nhận bằng công cụ kiểm được nêu tên
• Đổi phạm vi: Bên nào cũng đề xuất được; phải có văn bản; ảnh hưởng giá và mốc ghi rõ trước khi thực hiện
• Điều kiện dừng: Soát ở tháng 3 và tháng 6; dưới 60% chỉ tiêu lead đủ chuẩn ở mốc tháng 6 thì hai bên bàn lại hợp đồng

Tiêu chí hoàn thành viết bằng điều kiện kiểm được bằng có hoặc không, không dùng từ như chất lượng tốt.

Đây là phần biến nghiệm thu từ một cuộc thương lượng thành một việc đối chiếu danh sách, và nó rút ngắn mỗi kỳ nghiệm thu từ vài buổi xuống còn một buổi.

Năm lỗi khi viết SOW

Ba lỗi đầu tạo ra tranh chấp về phạm vi, hai lỗi sau tạo ra chậm tiến độ mà không bên nào chịu trách nhiệm. Cả năm đều rẻ để phòng ở lúc soạn hợp đồng và rất đắt để xử lý ở tháng thứ tư.

1. Không có phần cái không bao gồm. Mọi thứ không được nhắc tới đều có thể bị hiểu là đã bao gồm, và bên cung cấp sẽ hiểu ngược lại.

   Sửa: Liệt kê tường minh năm tới mười thứ hay bị hiểu nhầm là có trong giá.

2. Tiêu chí hoàn thành viết bằng tính từ. Nội dung chất lượng tốt không kiểm được, và mỗi kỳ nghiệm thu thành một cuộc tranh luận.

   Sửa: Viết tiêu chí thành điều kiện trả lời được bằng có hoặc không.

3. Không nêu số lượng cho hạng mục liên kết. Tám liên kết không tiêu chí có thể là tám liên kết vô giá trị.

   Sửa: Thêm ngưỡng bằng số cho chất lượng nguồn, ví dụ lưu lượng tự nhiên tối thiểu.

4. Bỏ phần trách nhiệm bên thuê. Dự án chậm vì khâu duyệt mà không ai chịu trách nhiệm, và bên cung cấp bị đổ lỗi.

   Sửa: Ghi mốc phản hồi và duyệt bằng số ngày làm việc cụ thể.

5. Không có quy trình đổi phạm vi. Yêu cầu phát sinh được làm miễn phí vài lần rồi thành tiền lệ, sau đó thành xung đột.

   Sửa: Viết rõ ai đề xuất, ai duyệt, và mọi thay đổi phải có văn bản trước khi thực hiện.

Xử lý khi phạm vi phình ra giữa chừng

Bảng dưới đây là các tình huống phạm vi bị nới rộng trong lúc triển khai, kèm cách xử lý dựa trên chính SOW. Nếu SOW đã viết đủ sáu phần thì cả bốn tình huống đều xử lý được bằng cách đọc chứ không cần thương lượng lại từ đầu.

Checklist làm được ngay

Chín việc để soạn một SOW chặt mà vẫn gọn. Việc thứ hai là việc hay bị bỏ nhất trong cả danh sách nhưng lại phòng được nhiều tranh chấp nhất về sau, và nó chỉ mất chừng mười lăm phút để viết ra cho xong.

• Chuyển mọi hạng mục từ động từ sang danh từ có số lượng và mốc.
• Viết phần cái không bao gồm, liệt kê năm tới mười thứ hay bị hiểu nhầm.
• Viết tiêu chí hoàn thành cho từng nhóm hạng mục, bằng điều kiện có hoặc không.
• Thêm ngưỡng chất lượng bằng số cho hạng mục liên kết.
• Ghi trách nhiệm bên thuê kèm mốc phản hồi bằng số ngày làm việc.
• Viết quy trình đổi phạm vi, yêu cầu văn bản trước khi thực hiện.
• Đặt mốc soát ở tháng thứ ba và thứ sáu kèm điều kiện dừng bằng số.
• Đọc lại toàn bộ và gạch mọi tính từ không kiểm được.
• Cho một người ngoài dự án đọc thử, hỏi họ hạng mục nào còn mơ hồ.

Câu hỏi thường gặp

Bốn câu dưới đây là những chỗ hay bị hỏi khi soạn SOW cho hợp đồng SEO, đặc biệt là câu về việc SOW chặt quá có làm mất tính linh hoạt hay không, vì đó là lý do hay được dùng để giữ mọi thứ mơ hồ.

SOW chặt quá có mất linh hoạt không?

Không, nếu bạn có phần quy trình đổi phạm vi. Chặt và linh hoạt không đối lập nhau: chặt nghĩa là ai cũng biết hiện đang cam kết gì, linh hoạt nghĩa là có đường rõ ràng để đổi cam kết đó. Cái thiếu linh hoạt thật sự là hợp đồng mơ hồ, vì không ai dám đổi thứ mình không đo được.

SOW khác gì hợp đồng?

Hợp đồng lo phần pháp lý: thanh toán, trách nhiệm, chấm dứt, giải quyết tranh chấp. SOW lo phần công việc: làm gì, bao nhiêu, khi nào, thế nào là xong. SOW thường là một phụ lục của hợp đồng và được viện dẫn nhiều hơn hẳn phần thân hợp đồng trong quá trình triển khai.

Ai nên viết SOW?

Bên cung cấp soạn bản đầu vì họ hiểu công việc chi tiết hơn, bên thuê rà và bổ sung phần cái không bao gồm cùng phần trách nhiệm hai bên. Bên thuê tự viết toàn bộ thường ra một danh sách không khả thi, còn để bên cung cấp viết một mình thì phần bảo vệ bạn sẽ mỏng.

Hợp đồng ngắn ba tháng có cần SOW không?

Có, và càng cần hơn vì thời gian ngắn nên không có chỗ để sửa sai. Với hợp đồng ba tháng thì SOW một trang là đủ, nhưng vẫn phải có đủ sáu phần, đặc biệt là phần cái không bao gồm và phần tiêu chí hoàn thành.

Đọc tiếp trên danhnolan

Năm bài dưới đây là các bước liền kề trong quy trình thuê ngoài. Bài thứ nhất là chỗ chi tiết hoá phần hạng mục bàn giao, và bài thứ hai là chỗ chi tiết hoá phần tiêu chí hoàn thành.

• Deliverables: chốt hạng mục bàn giao: cách viết phần một của SOW cho từng nhóm hạng mục
• Nghiệm thu: tiêu chí và quy trình: cách viết phần ba của SOW thành tiêu chí kiểm được
• Điều khoản dừng và đổi phạm vi: phần năm và phần sáu của SOW, viết chi tiết
• SLA: cam kết mức dịch vụ: phần bổ sung cho SOW khi hợp đồng có yếu tố vận hành liên tục
• Deliverables nghiệm thu SEO website tổng thể: danh sách hạng mục bàn giao cho hợp đồng SEO tổng thể