Quyền dữ liệu và tài khoản khi thuê dịch vụ: giữ lại gì sau khi hợp đồng kết thúc

Trả lời ngắn

Quyền dữ liệu là phần trong hợp đồng quy định ai sở hữu các tài khoản, dữ liệu và sản phẩm được tạo ra trong quá trình hợp tác, và bạn giữ lại được gì khi hợp đồng kết thúc. Đây là điều khoản ít được đọc nhất lúc ký và được viện dẫn nhiều nhất lúc chia tay.

Tình huống xấu nhất rất cụ thể: tài khoản Google Analytics và Search Console đứng tên bên cung cấp, nội dung nằm trên nền tảng của họ, và khi dừng hợp đồng bạn mất cả dữ liệu lịch sử lẫn quyền sửa nội dung mình đã trả tiền.

Điều khoản này không tốn gì để đưa vào lúc soạn hợp đồng, và gần như không thương lượng được sau khi đã ký. Đó là lý do nó xứng đáng có mặt trong bảng chấm điểm nhà cung cấp.

Danh sách tài khoản và ai phải đứng tên

Bảng dưới đây liệt kê các tài khoản thường xuất hiện trong một hợp đồng SEO và quy tắc đứng tên cho từng cái. Nguyên tắc chung rất đơn giản: mọi thứ chứa dữ liệu lịch sử của bạn hoặc chứa tài sản bạn trả tiền đều phải đứng tên bạn.

Dòng cuối là chỗ hợp lý để linh hoạt. Bên cung cấp dùng công cụ trả phí của họ là bình thường và bạn không cần sở hữu công cụ đó; điều bạn cần là quyền yêu cầu xuất dữ liệu liên quan tới dự án của mình ở định dạng dùng lại được.

Bàn giao khi kết thúc gồm những gì

Bảng dưới đây là danh sách bàn giao tối thiểu, kèm định dạng và mốc thời gian. Điều quan trọng nhất là gắn việc bàn giao với lần thanh toán cuối, vì sau khi đã thanh toán xong thì bạn không còn đòn bẩy nào.

Hạng mục cuối cùng hay bị bỏ nhưng lại có giá trị cao nhất trong thực tế. Một giờ để người vừa làm giải thích họ đang làm gì và vì sao tiết kiệm cho bên tiếp theo hàng tuần dò dẫm, và chi phí của nó gần như bằng không.

Ví dụ hai tình huống kết thúc hợp đồng

Hai tình huống dưới đây khác nhau đúng một chỗ: có điều khoản quyền dữ liệu hay không. Nội dung là giả định để minh hoạ hậu quả, nhưng dạng tình huống thì rất hay gặp và hậu quả cũng đúng như vậy.

Không có điều khoản

• Google Analytics: Đứng tên bên cung cấp, họ cấp cho bạn quyền xem
• Search Console: Xác minh bằng thẻ trong mã nguồn do họ quản lý
• Nội dung: Nằm trên website của bạn, nhưng bản gốc và ảnh nằm ở kho của họ
• Bảng từ khoá và audit: Chia sẻ dưới dạng chỉ xem

Khi dừng hợp đồng, bên cung cấp rút quyền xem. Dữ liệu lịch sử ba năm không lấy lại được vì tài khoản không thuộc bạn.

Bạn phải dựng lại từ đầu và mất toàn bộ chuỗi dữ liệu để so sánh. Đó là thiệt hại không quy ra tiền được nhưng ảnh hưởng tới mọi quyết định trong hai năm sau.

Có điều khoản đầy đủ

• Mọi tài khoản: Đứng tên bạn từ ngày đầu, bên cung cấp có quyền chỉnh sửa
• Bàn giao: Là điều kiện của lần thanh toán cuối
• Danh sách bàn giao: Ghi trong SOW, gồm cả buổi bàn giao 60 phút
• Thời gian chuyển giao: 5 ngày làm việc

Khi dừng hợp đồng, việc cần làm chỉ là gỡ quyền của bên cũ và cấp quyền cho bên mới.

Toàn bộ dữ liệu lịch sử được giữ nguyên, và bên mới bắt đầu từ chỗ bên cũ dừng lại thay vì bắt đầu từ số không.

Năm lỗi về quyền dữ liệu

Bốn lỗi đầu chỉ lộ ra lúc kết thúc hợp đồng, tức lúc muộn nhất có thể. Lỗi thứ năm thì lộ ra sớm hơn nhưng cũng khó sửa không kém, vì lúc đó bạn đã phụ thuộc vào nền tảng của bên kia.

1. Để tài khoản đo lường đứng tên bên cung cấp. Mất toàn bộ dữ liệu lịch sử khi kết thúc, và không có cách nào lấy lại.

   Sửa: Tạo tài khoản đứng tên bạn ngay từ đầu, cấp quyền chỉnh sửa cho bên kia.

2. Để tên miền đứng tên bên cung cấp. Đây là rủi ro nặng nhất, vì mất tên miền là mất toàn bộ tài sản số.

   Sửa: Tự đăng ký tên miền và giữ quyền truy cập nơi đăng ký, không uỷ quyền hoàn toàn.

3. Không yêu cầu bản gốc của nội dung và ảnh. Bạn có bản đã đăng nhưng không có bản sửa được, và mọi lần cập nhật sau đều phải làm lại.

   Sửa: Yêu cầu bàn giao bản gốc định kỳ, không chỉ lúc kết thúc.

4. Không gắn bàn giao với thanh toán cuối. Sau khi thanh toán xong thì việc bàn giao phụ thuộc thiện chí.

   Sửa: Ghi rõ bàn giao đầy đủ là điều kiện của lần thanh toán cuối cùng.

5. Chấp nhận nội dung nằm trên nền tảng riêng của bên cung cấp. Rời đi là mất nội dung, hoặc phải trả phí duy trì vô thời hạn.

   Sửa: Yêu cầu mọi nội dung nằm trên hạ tầng thuộc quyền kiểm soát của bạn.

Kiểm quyền sở hữu trong ba mươi phút

Bảng dưới đây là bài kiểm nhanh cho hợp đồng đang chạy. Nếu bạn chưa từng kiểm những chỗ này thì đây là ba mươi phút có tỷ suất sinh lợi cao nhất trong toàn bộ quan hệ hợp tác.

Checklist làm được ngay

Tám việc để bảo vệ tài sản số của bạn trong một hợp đồng thuê ngoài. Sáu việc đầu làm lúc soạn hợp đồng, hai việc cuối lặp định kỳ trong suốt thời gian hợp tác chứ không đợi tới lúc kết thúc.

• Tạo mọi tài khoản đo lường và quảng cáo đứng tên bạn trước khi hợp tác bắt đầu.
• Tự đăng ký tên miền, giữ quyền truy cập nơi đăng ký.
• Xác minh Search Console bằng bản ghi DNS của bạn.
• Ghi danh sách tài khoản và người đứng tên vào một phụ lục hợp đồng.
• Viết danh sách bàn giao khi kết thúc, gồm cả buổi bàn giao 60 phút.
• Gắn bàn giao đầy đủ vào điều kiện của lần thanh toán cuối.
• Yêu cầu bàn giao bản gốc nội dung và ảnh mỗi quý, không đợi tới cuối.
• Mỗi sáu tháng kiểm lại danh sách người dùng của mọi tài khoản.

Câu hỏi thường gặp

Bốn câu dưới đây gom những chỗ hay bị hỏi khi đưa điều khoản quyền dữ liệu vào lần đầu, nhất là câu về việc yêu cầu này có làm bên cung cấp khó chịu hay không và có phải là dấu hiệu thiếu tin tưởng không.

Yêu cầu này có làm bên cung cấp khó chịu không?

Bên làm việc chuyên nghiệp sẽ thấy bình thường, vì đó là chuẩn trong ngành và cũng bảo vệ họ khỏi tranh chấp về sau. Bên phản đối mạnh thường là bên đang xây mô hình dựa trên việc giữ tài khoản để khách khó rời đi, và đó là thông tin rất đáng biết trước khi ký.

Đang giữa hợp đồng mà tài khoản đứng tên họ thì sao?

Yêu cầu chuyển ngay, và làm điều đó lúc quan hệ còn tốt chứ đừng đợi lúc muốn dừng. Với Google Analytics thì việc chuyển quyền quản trị mất vài phút và không mất dữ liệu. Với tên miền thì phức tạp hơn nhưng vẫn làm được và càng sớm càng dễ.

Bên cung cấp dùng công cụ trả phí của họ thì có phải chuyển không?

Không, đó là công cụ của họ và bạn không cần sở hữu. Điều bạn cần là quyền yêu cầu xuất dữ liệu liên quan tới dự án của mình ở định dạng dùng lại được, và điều đó nên ghi thành một dòng trong hợp đồng.

Nội dung do họ viết thì bản quyền thuộc ai?

Nên ghi rõ là thuộc bạn kể từ khi thanh toán xong hạng mục đó, gồm cả quyền sửa và quyền dùng lại ở nơi khác. Không ghi thì tuỳ cách diễn giải, và tranh chấp về bản quyền nội dung là loại tranh chấp tốn kém nhất trong nhóm này.

Đọc tiếp trên danhnolan

Năm bài dưới đây là các phần khác trong bộ tài liệu hợp đồng thuê ngoài. Bài đầu tiên là chỗ điều khoản quyền dữ liệu được đưa vào chấm điểm, tức lúc bạn còn đang chọn nhà cung cấp và còn đòn bẩy.

• Scorecard chọn nhà cung cấp: quyền dữ liệu là một trong bảy tiêu chí chấm điểm
• SOW: chốt phạm vi công việc: nơi danh sách bàn giao được ghi thành ràng buộc
• Điều khoản dừng và đổi phạm vi: thủ tục kết thúc hợp đồng, gắn với việc bàn giao
• Nghiệm thu: tiêu chí DONE: bàn giao đầy đủ là điều kiện của lần thanh toán cuối
• Checklist trước khi hợp tác SEO: các việc nên xong trước khi trao quyền cho bất kỳ bên nào