Quản trị dự án với đối tác thuê ngoài: nhịp họp, kênh trao đổi và cách giữ dự án không trôi

Trả lời ngắn

Quản trị dự án với đối tác thuê ngoài là việc giữ cho công việc chạy đúng nhịp mà không biến thành quản lý vi mô. Trong thực tế, phần lớn dự án SEO trôi không phải vì bên cung cấp thiếu năng lực mà vì không có nhịp cố định, nên mọi thứ chỉ được nhìn lại vào cuối quý khi đã muộn.

Nhịp quan trọng hơn thời lượng. Một buổi ba mươi phút mỗi tuần đúng giờ hiệu quả hơn hẳn một buổi hai giờ mỗi tháng, vì nó phát hiện lệch hướng khi độ lệch còn nhỏ.

Bên thuê cũng có phần việc phải làm đúng nhịp, thường là duyệt nội dung và cấp quyền truy cập. Rất nhiều dự án chậm ở chính khâu này, và bên cung cấp bị đổ lỗi oan.

Nhịp ba tầng

Bảng dưới đây là bộ nhịp tối thiểu cho một hợp đồng SEO tổng thể. Ba tầng có ba mục đích khác nhau và không thay thế được cho nhau: tầng tuần để chỉnh hướng, tầng tháng để nghiệm thu, tầng quý để quyết định tiếp tục hay không.

Dòng cuối là dòng chống lại thói quen trao đổi qua tin nhắn cá nhân. Khi mọi thứ nằm trên kênh chung thì người mới tham gia đọc lại được bối cảnh, và không ai phải nhớ thay cho hệ thống.

Bốn dấu hiệu dự án đang trôi

Bảng dưới đây liệt kê những dấu hiệu xuất hiện trước khi kết quả trở nên rõ ràng là kém. Nhận ra chúng ở tháng thứ hai rẻ hơn nhiều so với nhận ra ở tháng thứ năm, vì lúc đó vẫn còn thời gian để sửa.

Dấu hiệu thứ nhất là dấu hiệu sớm nhất và cũng dễ bỏ qua nhất, vì dời một buổi họp luôn có lý do chính đáng. Cách xử lý tốt nhất không phải là ép họp đủ giờ mà là giữ đúng nhịp với thời lượng ngắn hơn.

Ví dụ cấu trúc một buổi họp tuần ba mươi phút

Ví dụ dưới đây là khung buổi họp tuần với thời lượng cho từng phần. Nội dung là giả định để minh hoạ nhịp, nhưng cấu trúc bốn phần thì dùng lại được và chính nó giữ buổi họp trong ba mươi phút.

Bốn phần của buổi họp

• 5 phút: Ba con số của tuần, so với tuần trước
• 10 phút: Việc tuần trước, cái nào xong cái nào chưa và vì sao
• 10 phút: Việc tuần này, tối đa năm việc, mỗi việc có người và hạn
• 5 phút: Chặn đường: cái gì đang chờ bên kia

Phần thứ tư là phần hay bị bỏ nhưng nó là chỗ các vấn đề của bên thuê được nói ra, ví dụ nội dung đang chờ duyệt ba tuần.

Không có phần đó thì buổi họp chỉ đi một chiều, và bên cung cấp không có chỗ chính thức để nêu rằng họ đang bị chặn.

Ba con số cố định cho buổi họp tuần

• Lead đủ chuẩn tuần này: so với tuần trước
• Số hạng mục đã giao trong tuần: so với kế hoạch tháng
• Số việc đang chờ bên thuê: so với tuần trước

Con số thứ ba là con số đo chính bên thuê, và đưa nó vào bảng làm cuộc trao đổi cân bằng hơn hẳn.

Ba con số này cố định trong cả quý. Đổi chúng mỗi tuần là mất khả năng theo dõi xu hướng, dù mỗi buổi họp riêng lẻ trông vẫn đầy đủ.

Năm lỗi khi quản trị dự án thuê ngoài

Hai lỗi đầu làm dự án trôi, hai lỗi giữa làm quan hệ hợp tác xấu đi, lỗi cuối làm cả hai. Điểm chung là chúng đều bắt nguồn từ việc thiếu cấu trúc chứ không từ ý định xấu của bên nào.

1. Không có nhịp cố định. Mọi thứ chỉ được nhìn lại vào cuối quý, khi độ lệch đã lớn.

   Sửa: Đặt ba tầng nhịp và giữ đúng thứ, đúng giờ, kể cả khi ít việc.

2. Bỏ buổi họp khi không có gì mới. Đó chính là lúc cần họp nhất, vì không có gì mới là một dấu hiệu.

   Sửa: Giữ buổi họp nhưng rút thời lượng xuống mười lăm phút.

3. Chuyển sang quản lý vi mô khi thấy chậm. Bên cung cấp mất tự chủ, tốc độ giảm thêm, và quan hệ xấu đi.

   Sửa: Siết ở đầu ra chứ đừng siết ở cách làm: đặt lại mốc và tiêu chí, không can thiệp quy trình.

4. Không đo phần việc của chính bên thuê. Bên cung cấp bị đổ lỗi cho phần chậm do khâu duyệt của bạn.

   Sửa: Đưa số việc đang chờ bên thuê vào bảng ba con số của buổi họp tuần.

5. Trao đổi quan trọng qua tin nhắn cá nhân. Quyết định không lưu lại, người mới không đọc lại được bối cảnh.

   Sửa: Mọi quyết định phải được ghi lại trên kênh chung, kể cả khi đã bàn ở nơi khác.

Điều chỉnh nhịp theo giai đoạn dự án

Bảng dưới đây gợi ý mức độ chặt của nhịp theo từng giai đoạn. Giữ nguyên một nhịp suốt cả hợp đồng là lãng phí ở giai đoạn ổn định và thiếu ở giai đoạn đầu, nên nhịp nên được soát lại mỗi quý.

Checklist làm được ngay

Tám việc để dựng nhịp làm việc với đối tác. Việc thứ nhất và thứ hai làm ngay khi hợp đồng bắt đầu, và làm chúng ở tuần đầu tiên dễ hơn nhiều so với việc đưa nhịp vào một dự án đã chạy được vài tháng.

• Chốt thứ và giờ cố định cho buổi họp tuần, đưa vào lịch của cả hai bên.
• Chọn một kênh trao đổi chung, cả hai bên truy cập được lịch sử.
• Chốt ba con số cố định cho buổi họp tuần, giữ nguyên cả quý.
• Đưa số việc đang chờ bên thuê vào bảng ba con số.
• Dựng khung bốn phần cho buổi họp tuần, giữ đúng thời lượng từng phần.
• Đặt lịch nghiệm thu tháng trong năm ngày đầu mỗi tháng.
• Đặt lịch soát quý và chuẩn bị số liệu trước buổi đó một tuần.
• Soát lại nhịp mỗi quý, nới ra hoặc siết lại theo giai đoạn.

Câu hỏi thường gặp

Bốn câu dưới đây là chỗ hay bị hỏi khi một công ty lần đầu quản lý đối tác thuê ngoài, đặc biệt là ranh giới giữa việc theo sát và việc quản lý vi mô, vốn là ranh giới mà nhiều người vượt qua mà không nhận ra.

Theo sát tới đâu thì thành quản lý vi mô?

Ranh giới nằm ở chỗ bạn siết đầu ra hay siết cách làm. Yêu cầu bài viết đạt tiêu chí nào và giao vào ngày nào là siết đầu ra, hợp lý. Yêu cầu họ dùng công cụ nào và làm theo thứ tự nào là siết cách làm, và nó vừa làm chậm dự án vừa khiến bạn phải chịu trách nhiệm cho kết quả của phương pháp bạn áp đặt.

Không có người chuyên trách thì quản lý thế nào?

Rút xuống hai tầng nhịp: họp tuần mười lăm phút và nghiệm thu tháng. Bỏ tầng nào cũng được trừ tầng nghiệm thu tháng, vì đó là chỗ gắn với thanh toán và là chỗ duy nhất bạn có đòn bẩy.

Bên cung cấp muốn giảm số buổi họp thì có nên đồng ý không?

Nên, nếu họ đề xuất kèm một cơ chế thay thế, ví dụ báo cáo ngắn hằng tuần bằng văn bản. Không nên nếu đề xuất chỉ là bỏ bớt, vì mất nhịp là nguyên nhân phổ biến nhất khiến dự án trôi mà không ai phát hiện.

Có nên mời đội của bên cung cấp vào kênh nội bộ không?

Nên tạo một kênh chung riêng cho dự án thay vì mời họ vào kênh nội bộ. Kênh riêng giữ được lịch sử trao đổi ở một chỗ, dễ bàn giao khi có người mới, và tránh việc thông tin nội bộ không liên quan lọt ra ngoài.

Đọc tiếp trên danhnolan

Năm bài dưới đây bổ vào phần nhịp làm việc và phần đo lường trong buổi họp. Bài thứ hai chứa cấu trúc báo cáo tuần một trang mà bên cung cấp có thể dùng để chuẩn bị trước mỗi buổi họp, và nó rút ngắn buổi họp đi khá nhiều.

• Nghiệm thu: tiêu chí DONE: nội dung của tầng nhịp tháng
• Báo cáo tuần: mẫu một trang: cấu trúc bản báo cáo chuẩn bị trước buổi họp tuần
• SLA: cam kết mức dịch vụ: kênh báo sự cố đặt trên chính kênh chung của dự án
• Điều khoản dừng và đổi phạm vi: nội dung của tầng nhịp quý
• Web lớn thường thua ở hệ vận hành: vì sao nhịp quan trọng hơn nguồn lực trong các dự án dài